La personne qui, dans un cadre privé, engage une personne pour l‘aider dans le ménage ou garder un enfant, peut utiliser la procédure administrative simplifiée instaurée auprès du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) pour déclarer le personnel à la sécurité sociale.
En principe, tout salarié affilié à la sécurité sociale est couvert contre les risques suivants :
- maladie-maternité ;
- accident du travail ;
- dépendance ;
- pension.
Personnes concernées
La personne, ci-après « l’employeur », embauchant à domicile une personne, ci-après « le salarié » pour :
- des travaux de ménage ;
- la garde d’enfants (hors jeunes au pair).
Modalités pratiques
Déclaration d’entrée
Dans le cadre de la procédure simplifiée l’employeur remplit un seul formulaire, « Déclaration d’une occupation dans un ménage privé », et le fait parvenir au Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) au plus tard 8 jours après l’engagement de la personne dans son ménage.
Il y renseigne le salaire horaire net, sous forme de :
- salaire mensuel (si celui-ci est fixe)
ou
- salaire horaire (si le salaire mensuel n’est pas fixe).
Sur base du salaire net fourni, le CCSS détermine le salaire mensuel brut et le montant des cotisations sociales ainsi que le montant de l’impôt forfaitaire de 10 %.
Si le salarié ne dispose pas encore d’un numéro d’identification national (matricule à 13 chiffres) au moment de la déclaration, l’employeur doit obligatoirement :
- indiquer la date de naissance du salarié (sous la forme : année, mois, jour) ;
- joindre une copie d’une pièce d’identité du salarié (carte d’identité ou passeport).
Une confirmation est envoyée automatiquement au salarié ainsi qu’à l’employeur après l’enregistrement de l’affiliation.
Déclaration de sortie
L’employeur doit déclarer la fin de la relation de travail au plus tard 8 jours après la fin du contrat moyennant le formulaire « Déclaration de sortie ».
La date de sortie correspond au jour de la fin de la relation de travail, le cas échéant, au dernier jour du préavis (ITM).
En cas de congé de maladie ou de maternité d’une personne occupée, aucune déclaration de sortie n’est à faire tant que la période d’absence est indemnisée par la Caisse nationale de santé (CNS).
Une confirmation de la désaffiliation est envoyée automatiquement au salarié ainsi qu’à l’employeur.
Rémunérations, cotisations, facturation
Le CCSS calcule les cotisations sociales et les impôts (à payer par l'employeur) et les facture mensuellement à l’employeur ; ce calcul et l’émission de l’extrait de compte (facture) se font avec un décalage de 2 mois.
Exemple
Date de début de l’activité du salarié dans le ménage : 1er janvier
- Calcul des cotisations sociales et impôts relatifs à janvier => extrait de compte (facture) mi-mars
- Calcul des cotisations sociales et impôts relatifs à février => extrait de compte (facture) mi-avril
A chaque évolution de l'indice, le montant du salaire mensuel est adapté d'office par le CCSS.
Relevé semestriel
A la fin de chaque semestre, le CCSS transmet à l'employeur et à la personne occupée un document renseignant le nombre d'heures travaillées en moyenne par semaine et le salaire horaire net. Le salaire mensuel brut et les cotisations mensuelles sont indiqués sur le verso du document.
Ces documents permettent à l'employeur et à la personne occupée de vérifier les données enregistrées. En cas de besoin d'éventuels changements à effectuer au niveau du nombre d’heures ou du salaire net peuvent être signalés au CCSS.
Idéalement, ces changements sont à communiquer au CCSS au moment de leur survenance via notre page de contact.
Certificat de rémunération
Chaque année au mois de mars, un certificat de rémunération pour l’année écoulée sera délivré d’office par le CCSS à la personne occupée et à l’employeur pour servir comme pièce justificative auprès de l'Administration des contributions directes (ACD).
Ce certificat permet à l’employeur de bénéficier des avantages fiscaux sous forme d’abattement forfaitaire d’un montant maximal de 5.400 € par an. Plus de détails concernant l'abattement forfaitaire ainsi que les modifications pendant l'année d'imposition 2020 sont consultables sur le site de l'ACD.
Déclaration de maladie de la personne occupée
En cas d’incapacité de travail, le salarié en informe d’abord son employeur.
Le salarié doit aussi en informer obligatoirement la Caisse nationale de santé (CNS), soit par appel téléphonique si la durée de maladie est inférieure ou égale à 2 jours consécutifs, soit en lui adressant son certificat médical.
L’employeur continue à payer la rémunération comme si le salarié avait travaillé.
La CNS envoie ensuite un formulaire spécial à l'employeur qui y renseigne les heures de maladie et le salaire payé. Sur base de cette déclaration la CNS effectue le remboursement à l’employeur. Plus d’informations peuvent être trouvées ici. La CNS informe le CCSS afin d’ajuster le calcul des cotisations sociales de la période concernée.
En cas de congé de maternité ou d’accueil, respectivement de la dispense de travail, l'employeur n'a pas besoin d'avancer le salaire.
Formulaires
Déclaration d'une occupation dans un ménage privé / famille d'accueil
Anmeldung einer Beschäftigung in einem Privathaushalt / Gastfamilie