La personne qui, dans un cadre privé, engage une personne pour l‘aider dans le ménage ou garder un enfant, peut utiliser la procédure administrative simplifiée instaurée auprès du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) pour déclarer le personnel à la sécurité sociale.
En principe, tout salarié affilié à la sécurité sociale est couvert contre les risques suivants :
- maladie-maternité ;
- accident du travail ;
- dépendance ;
- pension.
Personnes concernées
La personne, ci-après « l’employeur », embauchant à domicile une personne, ci-après « le salarié » pour :
Modalités pratiques
Déclaration d’entrée
Dans le cadre de la procédure simplifiée l’employeur :
ou
au plus tard 8 jours après l’engagement de la personne dans son ménage.
Il y renseigne le salaire horaire net, sous forme de :
- salaire mensuel (si celui-ci est fixe)
ou
- salaire horaire (si le salaire mensuel n’est pas fixe).
Sur base du salaire net fourni, le CCSS détermine le salaire mensuel brut et le montant des cotisations sociales ainsi que le montant de l’impôt forfaitaire de 10 %.
Si le salarié ne dispose pas encore d’un numéro d’identification national (matricule à 13 chiffres) au moment de la déclaration, l’employeur doit obligatoirement :
- indiquer la date de naissance du salarié (sous la forme : année, mois, jour) ;
- joindre une copie en couleur d’une pièce d’identité du salarié (carte d’identité ou passeport).
Une confirmation est envoyée automatiquement au salarié ainsi qu’à l’employeur après l’enregistrement de l’affiliation.
Déclaration de sortie
L’employeur doit déclarer la fin de la relation de travail au plus tard 8 jours après la fin du contrat :
ou
La date de sortie correspond au jour de la fin de la relation de travail, le cas échéant, au dernier jour du préavis (ITM).
En cas de congé de maladie ou de maternité d’une personne occupée, aucune déclaration de sortie n’est à faire tant que la période d’absence est indemnisée par la Caisse nationale de santé (CNS).
Une confirmation de la désaffiliation est envoyée automatiquement au salarié ainsi qu’à l’employeur.
Rémunérations, cotisations, facturation
Le CCSS calcule les cotisations sociales et les impôts (à payer par l'employeur) et envoie chaque mois les factures à l’employeur. Ce calcul, ainsi que l’émission de l’extrait de compte (facture), se font avec un décalage de 2 mois.
Exemple
Date de début de l’activité du salarié dans le ménage : 1er janvier
- Calcul des cotisations sociales et impôts relatifs à janvier => extrait de compte (facture) mi-mars
- Calcul des cotisations sociales et impôts relatifs à février => extrait de compte (facture) mi-avril
A chaque évolution de l'indice, le montant du salaire mensuel est adapté d'office par le CCSS.
Relevé semestriel
A la fin de chaque semestre, le CCSS transmet à l'employeur et à la personne occupée un document renseignant le nombre d'heures travaillées en moyenne par semaine et le salaire horaire net. Le salaire mensuel brut et les cotisations mensuelles sont indiqués sur le verso du document.
Ces documents permettent à l'employeur et à la personne occupée de vérifier les données enregistrées.
En cas de besoin d'éventuels changements à effectuer au niveau du nombre d’heures ou du salaire net peuvent être signalés au CCSS :
ou
- en renvoyant, par voie postale ou via notre page de contact, le document renseignant le nombre d'heures travaillées en moyenne par semaine et le salaire horaire net.
Idéalement, ces changements sont à communiquer au CCSS au moment de leur survenance via notre page de contact.
Certificat de rémunération
Chaque année au mois de mars, un certificat de rémunération pour l’année écoulée sera délivré d’office par le CCSS à la personne occupée et à l’employeur :
ou, à défaut,
pour servir comme pièce justificative auprès de l'Administration des contributions directes (ACD).
Ce certificat permet à l’employeur de bénéficier des avantages fiscaux sous forme d’abattement forfaitaire d’un montant maximal de 5.400 € par an. Plus de détails concernant l'abattement forfaitaire ainsi que les modifications pendant l'année d'imposition 2020 sont consultables sur le site de l'ACD.
Déclaration de maladie de la personne occupée
En cas d’incapacité de travail, le salarié en informe d’abord son employeur.
Le salarié doit aussi en informer obligatoirement la Caisse nationale de santé (CNS), soit par appel téléphonique si la durée de maladie est inférieure ou égale à 2 jours consécutifs, soit en lui adressant son certificat médical.
L’employeur continue à payer la rémunération comme si le salarié avait travaillé.
Au début du mois suivant l’incapacité de travail du salarié, la CNS envoie à l’employeur (selon activation ou non du eDelivery sur MyGuichet.lu par l’employeur) :
- soit une notification sur MyGuichet.lu de remplir la démarche en ligne en seulement quelques minutes ;
- soit un bulletin de remboursement par courrier.
L’employeur y renseigne les heures d’absence pour maladie et certifie avoir avancé le salaire.
Sur base de cette déclaration la CNS effectue le remboursement à l’employeur. Plus d’informations peuvent être trouvées ici. La CNS informe le CCSS afin d’ajuster le calcul des cotisations sociales de la période concernée.
En cas de congé de maternité ou d’accueil, respectivement de la dispense de travail, l'employeur n'a pas besoin d'avancer le salaire.
Services en ligne MyGuichet.lu
MyGuichet.lu : Déclaration d'une occupation dans un ménage privé ou dans une famille d’accueil
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MyGuichet.lu : Déclaration de sortie dans un ménage privé
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MyGuichet.lu : CNS - Demande de remboursement de l'indemnité pécuniaire de maladie de personnel de ménage privé
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MyGuichet.lu : Modification de déclarations semestrielles d’heures et de salaires dans un ménage privé
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Formulaires
Déclaration d'une occupation dans un ménage privé / famille d'accueil
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Anmeldung einer Beschäftigung in einem Privathaushalt / Gastfamilie
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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
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