Services pour mandataires sur MyGuichet.lu

1. Accès à l'espace professionnel certifié

Pour accéder aux services du CCSS pour le compte de son mandant, le mandataire doit certifier son espace professionnel. Pour cela, son mandant doit le désigner comme mandataire lors de sa propre demande de certification. Si le mandant a omis de désigner son mandataire lors de cette demande, il peut effectuer une nouvelle demande de certification en incluant cette fois-ci le mandataire, sans que cela n’affecte ses propres accès. Les matricules mandataire à renseigner lors de la demande doivent correspondre aux matricules attribués par le CCSS : 13 positions pour les personnes morales et 15 positions pour les travailleurs indépendants.

La procédure de certification est détaillée sur la page dédiée à la certification.

Dans le cadre de cette procédure :

  • le CCSS envoie les codes d’accès directement au mandataire ;
  • le mandant transmet au mandataire les codes de sécurité.

La combinaison de ces deux codes permet au mandataire de certifier son espace professionnel.

Les services du CCSS disponibles sur MyGuichet.lu sont organisés par domaines d’activité, chacun donnant accès à un ensemble de services.
Par exemple, le domaine « Affiliations » permet de consulter les affiliations des salariés, tandis que le domaine « Rémunérations et incapacités de travail » permet la consultation des salaires déclarés.

Il est important que le mandant limite les accès à son mandataire aux seuls domaines d’activité dont ce dernier a la charge.

Gestion des espaces professionnels

Le mandataire a la possibilité de créer jusqu'à 4 espaces professionnels (un par domaine d'activité) dans lesquels il pourra ajouter les personnes habilitées. Il faut noter qu'un domaine d'activités ne peut être disponible que dans un seul espace, mais qu'un espace peut contenir jusqu'à 4 domaines d'activités.

Exemple 

Un employeur compte au sein de son entreprise trois salariés (Salarié A, Salarié B et Salarié C) avec comme fonction/emploi :

  • Le salarié A est en charge des déclarations d'entrée et de sortie ainsi que de la déclaration de salaires. Ce salarié a besoin de consulter les paramètres Mutualité des employeurs.

  • Le salarié B et le salarié C sont en charge de la comptabilité.

Si l'employeur ne souhaite pas donner les mêmes accès à ces trois salariés (il est recommandé de n'autoriser que les accès nécessaires), l'employeur pourra dans ce cas créer deux espaces professionnels :

  • un espace qui sera certifié avec trois domaines d'activité « Affiliations », « Données employeur » et « Rémunérations et incapacités de travail » sur lequel le salarié A sera ajouté.

  • un espace qui sera certifié avec le domaine d'activité « Calcul, facturation et comptabilité » sur lequel les salariés B et C seront ajoutés.

2. Consultation des données et génération de certificats

Le mandataire peut accéder à l’ensemble des :

3. Démarches

Déclarations via SECUline

Les mandataires qui effectuent déjà leurs déclarations via SECUline (DECSAL, DECMAL, DECAFF, DEMMAT) peuvent continuer à utiliser ce moyen de communication.

Déclarations actuellement effectuées sur papier

Les mandataires qui transmettent leurs déclarations sur papier (salaires, incapacités de travail ou entrées/sorties) sont encouragés à passer à la déclaration numérique :

  • Via SECUline, notamment pour les mandataires qui gèrent un volume important de déclarations ou qui souhaitent intégrer ces flux directement dans leur logiciel de gestion (sous réserve de compatibilité).
  • Via MyGuichet.lu, pour les autres mandataires.

Autres démarches disponibles pour tous les mandataires sur MyGuichet.lu, indépendamment de leur utilisation ou non de SECUline

Le mandataire peut également effectuer les démarches suivantes :

  • Demande de prélèvement de cotisations sociales
  • Demande de remboursement de solde créditeur

4. Réception des extraits de compte mensuels via eDelivery

Le service eDelivery permet de recevoir les documents du CCSS dans l’espace professionnel MyGuichet.lu, à la place d'un courrier postal. Un des avantages en est le délai de réception réduit. La réception des extraits de compte dépend toutefois de la situation du mandataire et de l’activation du service eDelivery :

Mandataire utilisant SECUline ET recevant toute la correspondance CCSS de son mandant

Si le mandataire remplit les deux conditions suivantes :

  • il effectue les déclarations de son mandant via SECUline ;
  • il reçoit l’ensemble de la correspondance CCSS de son mandant ;

alors les extraits de compte continuent à être envoyés par courrier postal, comme auparavant, quel que soit le statut de l’option eDelivery.

Autres situations

Dans tous les autres cas, si le service eDelivery est activé, l’extrait de compte est déposé dans les espaces professionnels certifiés du mandataire et du mandant.

Pour que chacun reçoive l’extrait de compte via eDelivery, les deux espaces professionnels (celui de l'employeur et celui du mandataire) doivent être certifiés pour le domaine d'activité « Calcul, facturation et comptabilité » et le service eDelivery doit être activé pour ce domaine spécifique.

Par exemple, si le mandataire a certifié son espace professionnel et activé le service eDelivery, mais que le mandant n’a pas certifié son espace professionnel, seul le mandataire se verra déposer l’extrait de compte via eDelivery.

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