Employeurs : questions-réponses dans le cadre de la crise COVID-19

Paiement des cotisations sociales

Le responsable d’une société ne peut pas se rendre dans les locaux de la société à cause des mesures prises dans cadre de la crise COVID-19. Est-ce que l’extrait de compte mensuel pour le paiement des cotisations peut être envoyé par courrier électronique ?

Non. Il n’existe actuellement pas de moyen pour modifier la chaîne informatique implémentée pour l’impression et l’envoi des extraits de compte mensuels. Si le retrait du courrier postal s’avère difficile, le Centre commun de la sécurité sociale recommande de payer les cotisations sociales via domiciliation SEPA. D’ailleurs, un éventuel léger retard en matière de paiement des cotisations sociales ne sera pas sanctionné (intérêts, recouvrement forcé) pendant la durée de la crise COVID-19.

La société ne peut pas payer les cotisations dues pour le moment. Est-ce que la société peut solliciter un délai de paiement ?

Pendant la crise COVID-19, un délai de paiement des cotisations sociales est déjà implicitement accordé par le Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) : aucune demande formelle ne devra par conséquent être introduite pour le moment. Le CCSS informera les entreprises concernées dès que ces mesures toucheront à leur fin.

Si un cotisant aura accumulé des retards considérables en matière de cotisations sociales vers la fin de la crise, le CCSS le contactera en outre avec une proposition d'apurement de sa dette. Il s'agira dès lors d'un délai de paiement explicite auquel le retardataire devra adhérer.

Pour plus de détails, veuillez consulter notre actualité du 19 mars 2020.

Diverses sources dans les médias ou les réseaux sociaux indiquent que les cotisations du 1er et 2e trimestre vont être supprimées. Est-ce que le Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) a mis en place de telles mesures pour venir en aide aux employeurs ?

Non. Nous vous rappelons que les cotisations sociales ne sont pas payables trimestriellement mais mensuellement.

Une annulation ou une remise gracieuse des cotisations sociales n'est pas prévue à ce stade. Les informations relatées dans les médias et les réseaux sociaux ne reflètent pas fidèlement les mesures prises au niveau des cotisations sociales dans le cadre de la crise COVID-19. Nous vous prions de vous renseigner sur les canaux officiels et notamment sur le site du CCSS et du gouvernement : le communiqué du 19 mars 2020 du Centre commun de la sécurité sociale et du Ministère de la sécurité sociale.

Congé pour raisons familiales extraordinaire / Déclarations des incapacités de travail

Est-ce que le congé pour raisons familiales extraordinaire accordé dans le cadre du COVID-19 doit être déclaré comme congé pour raisons familiales normal ?

Oui. Le congé pour raisons familiales extraordinaire pendant un mois doit être déclaré comme congé pour raisons familiales normal en utilisant le code de type 2 par vos moyens usuels de transmission (procédure SECUline DECMAL ou version papier) au cours du mois subséquent.

Nous tenons à vous rendre attentifs au fait que les déclarations d’incapacité de travail qui nous parviennent sur papier risquent d’être traitées avec un certain retard au regard de la situation actuelle.

Quelle est la procédure à suivre pour pouvoir bénéficier de l’avance dans le cadre du congé pour raisons familiales extraordinaire ?

Le Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) a adressé un courrier aux employeurs concernés. Pour pouvoir bénéficier de cette avance, l’employeur doit scrupuleusement suivre les instructions indiquées dans le courrier mentionné ci-avant et notamment utiliser les données d’accès y reprises.

Est-ce que la demande pour l’avance dans le cadre du congé pour raisons familiales extraordinaire doit être faite obligatoirement par le formulaire en ligne ?

Oui. Pour plus de détails, veuillez suivre les instructions envoyées par le Centre commun de la sécurité sociale aux employeurs concernés.

Est-ce que le code d’accès envoyé pour la demande de l’avance du congé pour raisons familiales extraordinaire est à usage unique ? Peut-il être utilisé au-delà du 08 avril 2020 ?

La demande pour une avance sur le remboursement du congé pour raisons familiales extraordinaire peut être effectuée jusqu’au 08 avril 2020 avec le code unique envoyé par voie postale. Pour le moment, aucune nouvelle déclaration en ligne n’est prévue au-delà de cette date. Le cas échéant, les employeurs concernés en seront avertis en temps utile.

Je ne peux plus saisir de demande pour l'avance sur le remboursement du congé pour raisons familiales extraordinaire. Le formulaire en ligne n'est plus disponible.

La demande pour l'avance sur le remboursement du congé pour raisons familiales extraordinaire devait être introduite au plus tard le 8 avril.
Vous êtes priés de déclarer comme d'habitude l'absence comme période d'incapacité de travail (par SECUline ou papier) et l'employeur sera remboursé par la Mutualité des Employeurs par-après. Cette procédure reste inchangée.

 

Comment l’avance sur le remboursement pour congé pour raisons familiales est-elle déterminée ?

Le calcul de l'avance se base sur les assiettes maladie espèces des assurés visés (affiliation active et valide, régime salarié, enfant < 13 ans…) calculées pour les mois 2020 : pour chaque assuré l'assiette mensuelle est basée sur l’assiette maximale déclarée en 2020. Pour l'avance pour mars 2020, cette assiette maximale est multipliée par 12/30. Pour avril, l'assiette maximale est prise en son intégralité. La somme des avances pour les différents assurés constitue l'avance liquidée à l'employeur.  

J'ai fait une demande pour une avance sur le remboursement pour congé pour raisons familiales extraordinaire (CRF) du mois de mars pour mes salariés concernés. Que dois-je faire au mois d'avril?
  • Vous souhaitez demander une avance pour les mêmes salariés en CRF: dans ce cas, vous n'avez besoin de faire aucune formalité. Le CCSS vous versera automatiquement l'avance pour les mêmes salariés ;
  • Vous souhaitez rajouter un salarié : vous pouvez saisir le matricule de ce salarié en utilisant le lien et le code unique précisé dans le courrier du CCSS ;
  • Vous souhaitez enlever un salarié : comme il ne s'agit que d'une avance, nous vous conseillons de ne faire aucune formalité.

Dans tous les cas, le remboursement par la Mutualité des employeurs se fera de toute façon sur base de vos déclarations de maladie qui reflèteront absolument les absences pour incapacités de travail de vos salariés.

Pourquoi le montant de l'avance sur le remboursement pour congé pour raisons familiales extraordinaire figure-t-il deux fois sur l’extrait de compte/facture?
  • Sur un premier extrait de compte (avril resp. mai), l’avance vous accordée figure en tant que paiement dans la colonne « Crédit » au montant positif avec référence « banque + date paiement ». Le virement sur le compte bancaire que vous nous avez communiqué figure dans la même rubrique au montant négatif avec la référence « Remboursement/extourne par banque » ;
  • Sur un futur extrait de compte (mai resp. juin), le montant définitivement accordé du remboursement pour congé pour raisons familiales extraordinaire vous sera imputé dans la colonne « Crédit » au montant positif avec la référence « Remboursement Mutualité ». Dans la colonne « Crédit » du même extrait de compte va apparaître l’annulation du montant de l’avance vous accordée dans un premier temps, ceci au montant négatif égal à la première avance avec la référence « Remboursement/extourne par banque ».
Malgré ma demande, je n’ai pas touché l'avance sur le remboursement pour congé pour raisons familiales extraordinaire. Est-ce que je n’aurai pas droit au remboursement du congé pour raisons familiales extraordinaire ?

Bien que votre demande pour l’avance n’a éventuellement pas pu être retenue, vous pourrez quand même bénéficier du remboursement des congés pour raisons familiales « classique ». Le cas échéant, le remboursement vous sera crédité sur un prochain extrait de compte avec la référence « Remboursement Mutualité ».

Est-ce que je dois réduire les heures de travail par les heures de congé pour raisons familiales ?

Non, les heures pendant lesquelles le salarié se trouve en congé pour raisons familiales font partie des heures de travail. Il faut donc les inclure dans la déclaration des heures de travail dans la déclaration des salaires. Vous demandez un remboursement (à 100%) du salaire payé pour ce congé pour raisons familiales en déclarant le nombre d’heures en tant qu’heures réclamées dans la déclaration des incapacités de travail.

Comment dois-je déclarer le congé pour raisons familiales (CRF) pour un salarié qui, suite à de longs arrêts maladie, a dépassé le seuil des 77 jours sur les 18 derniers mois ?

L’employeur est toujours tenu de déclarer un congé pour raisons familiales comme tel (c.-à-d. type 2) auprès du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS), indépendamment du fait que la CNS vienne directement à charge ou que l’employeur avance le salaire (ce qui est le cas durant la crise COVID-19).

Si votre logiciel de paie ne fait pas de distinction entre la déclaration des congés de maladie ou d’accident et la déclaration d’un CRF, lorsque la charge est à la CNS, nous vous conseillons vivement de prendre contact avec votre fournisseur.

Est-ce que, pendant la crise COVID-19, l’employeur doit aussi payer la rémunération pour les salariés qui se trouvent en congé pour raisons familiales et qui auraient déjà atteint le seuil de 77 jours de continuation de la rémunération sur les derniers 18 mois au 1er avril 2020 ?

Oui, le mécanisme complet de la continuation de la rémunération a été bouleversé : la CNS prend en charge les indemnisations des personnes malades ou en maternité (ou dispense) ou en congé d’accueil, tandis que l’employeur paie la rémunération des différents congés pour raisons familiales (ou soutien familial) et du congé d’accompagnement. Il sera remboursé à 100 % par la Mutualité des employeurs.

Vous indiquez que l’employeur ne doit pas déclarer des heures réclamées en cas de maladie à charge de la CNS, alors pourquoi j’obtiens un retour MALRET avec Code erreur 10 ?

 

Vous devez indiquer le nombre 0 (zéro) dans le champ des heures réclamées dans votre déclaration DECMAL via SECUline afin d’éviter un retour du code erreur 10 par MALRET.

 

J’ai toujours déclaré des heures réclamées pour les périodes d’incapacités de travail à charge de la CNS. Est-ce que j’ai mal fait ?

Non, mais les heures que vous avez déclarées ne constituaient pas des heures réclamées. Elles reflétaient peut-être le plan de travail approximatif du salarié concerné, mais n’étaient pas traitées par le CCSS comme base du remboursement de la Mutualité des employeurs, ni par la CNS comme base d’un calcul d’indemnité pécuniaire. Votre déclaration d’heures était traitée à titre d’information simplement.

Pourquoi dois-je réduire les heures de travail du nombre d’heures de maladie de mon salarié pendant la crise COVID-19 ?

Un équivalent de la durée de travail correspondant à la maladie prise en charge par la CNS est comptabilisé séparément des heures de travail que vous déclarez avec les salaires. Si vous ne réduisez pas le nombre d’heures de travail, toute demande de remboursement par la Mutualité des employeurs (toute déclaration d’heures réclamées), p.ex. pour un congé pour raisons familiales, ne pourra pas être effectuée de manière correcte. Cette règle de la réduction des heures de travail du nombre d’heures d’absence pour cause de maladie prise en charge par la CNS ne s’applique pas seulement pendant la crise COVID-19, mais il se peut que vous n’avez pas encore fait l’expérience, en tant qu’employeur, de salariés dont les périodes de maladie ont été prises en charge par la CNS.

Est-ce que le traitement des maladies pendant la crise COVID-19 est simplement identique au traitement des congés de maternité en temps normaux ?

Oui, on pourrait assimiler les deux traitements administratifs du côté des déclarations à effectuer auprès du CCSS (sauf que le type de l’incapacité de travail reste le type 1). C’est surtout une description adéquate pour les employeurs qui ont de l’expérience avec des salariées enceintes sans pour autant avoir employé des personnes frappées d’une maladie de plus longue durée qui aurait nécessité une prise en charge par la CNS.

Chômage partiel

Quelles démarches doit effectuer une société pour avoir droit au chômage partiel ?

Aucune démarche doit être entreprise auprès du Centre commun de la sécurité sociale qui n’est pas compétent pour l’octroi du chômage partiel.

Les détails pour l’octroi du chômage partiel peuvent être consultés sur le site du Ministère de l’économie, de l’Agence pour le développement de l’emploi (ADEM) ainsi que du Comité de conjoncture.

Comment déclarer le chômage partiel auprès du Centre commun de la sécurité sociale ?

Le chômage partiel est à déclarer dans la rubrique chômage intempéries/conjoncturel par vos moyens usuels de transmission de la déclaration des salaires (procédure SECUline DECSAL ou version papier). Veuillez également consulter notre actualité du 14.5.2020 à ce sujet.

Or, contrairement au chômage involontaire dû aux intempéries et au chômage conjoncturel, les 16 premières heures font également l’objet d’un remboursement de la part du Fonds pour l’emploi. (Source : site de l’Agence pour le développement de l’emploi ).

Nous vous invitons également à consulter les sites www.guichet.lu et www.covid19.lu pour plus d’informations.

Est-ce que le congé pour raisons familiales extraordinaire prime sur le chômage partiel ?

Non. C’est l’inverse : le chômage partiel prime sur le congé pour raisons familiales pendant la durée de la crise COVID-19.

Cette primauté du chômage partiel s’applique même par rapport au conjoint/partenaire. En cas de doute quant à la situation du foyer de son salarié, l’employeur devrait s’assurer que celui-ci a bien compris que la soumission du formulaire pour un congé pour raisons familiales auprès de l’employeur présuppose qu’aucune alternative légitime pour la garde d’enfants n’est possible.

Pour plus de détails, veuillez consulter les sites de l’Agence pour le développement de l’emploi, www.covid19.lu et le site www.guichet.lu

Le salarié peut-il alterner une période de chômage partiel avec une période de congé pour raisons familiales extraordinaire ?

Oui.

Or, toutes les questions relatives au chômage partiel relèvent de la compétence de l’Agence pour le développement de l’emploi et nous recommandons la consultation de ce site, ainsi que des sites www.guichet.lu et www.covid19.lu.

Est-ce qu’une maladie prime sur le chômage partiel pendant la crise COVID-19 ?

Oui, par opposition à la situation en temps normal où le principe de la continuation de la rémunération s’applique, le plan de travail du salarié, en particulier un plan de travail qui aurait prévu une période de chômage partiel pour le salarié en question, est écarté par la déclaration de maladie de la part du salarié (et certifié par un certificat médical dès le 3e jour), si celle-ci est à charge de la CNS. En effet, la CNS se substitue au rôle de l‘employeur en tant que payeur d’un revenu de remplacement sur le revenu professionnel. Elle applique les règles de l’indemnité pécuniaire où le plan de travail ou l’existence d’une situation de chômage partiel ne se pose pas.

Travail à l'étranger

Quelles sont les obligations de l’employeur par rapport aux dispositions prévues en cas de travail à l’étranger pendant la période de crise COVID-19 pour les salariés qui résident à l’étranger et effectuent du télétravail depuis leur domicile ?

Le ministre de la sécurité sociale a négocié avec ses homologues des pays limitrophes pour que le télétravail pendant la période de crise COVID-19 ne soit pas pris en compte dans le critère des « 25 % » en vue de déterminer la législation applicable dans le cadre d’une occupation sur le territoire de deux ou plusieurs Etats membres.

Dans le cadre d’un travail effectué en mode de télétravail depuis le domicile du salarié, aucun document portable A1 n’est nécessaire pendant la crise COVID-19.

En cas d’un besoin urgent d’un document portable A1, nous recommandons de soumettre votre demande électroniquement via la procédure DEMDET de l’outil SECUline. Le temps d’un traitement de votre demande électronique l’emportera toujours sur un traitement manuel d’une demande papier soumise par voie postale au CCSS.

Employeur ménage privé

Puis-je dispenser ma femme de ménage de venir travailler ? Dois-je dans ce cas précis continuer à lui verser son salaire ? Que faire si ma femme de ménage décide de ne pas venir travailler ? Quelles sont mes obligations en tant qu’employeur ?

Toutes les questions relatives au droit du travail relèvent de la compétence de l’Inspection du Travail et des Mines (ITM).

Nous vous invitons également à consulter le site www.guichet.lu .

Dernière mise à jour