Toute demande de matricule pour une personne physique (procédure « DEMMAT ») doit être accompagnée d'une copie d'un document officiel (seuls les documents suivants sont acceptés : carte d'identité, passeport).
Il incombe à l'employeur de procéder à un scanning du document afférent et de transmettre cette image au Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) à l'aide de la procédure « CARTID » du système SECUline.
Spécifications du fichier CARTID
Les deux faces doivent être scannées en couleur pour les cartes d’identité avec des inscriptions de données en recto et en verso (p.ex.: une carte d’identité française, belge, etc.). Afin de permettre une lisibilité suffisante des données scannées, il convient de découper l’image (« crop picture »), tout en veillant à ne pas découper des parties de l’image contenant des données.
L’envoi se fait dans un seul fichier, dont les spécifications sont les suivantes :
- Le fichier est un fichier du type JPEG (ISO/IEC IS 10918-1│ITU-T) ;
- Résolution permise entre 100 et 300 dpi ;
- Taille maximale du fichier : 3 Mb ;
- La compression du format JPEG ne doit pas dépasser 30%, aucune autre compression n’étant permise ;
- Couleur 24 bit.
Le document doit être scanné en couleur.
La qualité de l’image doit permettre un contrôle de toutes les données d’identité et de la photo de la personne concernée.
Dénomination du fichier lors de l'envoi avec l'outil SOFiE
CARTIDaaaammjjn.xxxxxxxxxxxxx_yyyyyy.JPG
aaaa = année de naissance du salarié
mm = mois de naissance du salarié
jj = jour de naissance du salarié
n = numéro courant (= 0 pour une occurrence; = 1 pour deuxième occurrence; etc.
xxxx = matricule employeur de l'adhérent SECUline
yyyy = numéro SECUline
Le numéro courant prend en principe la valeur 0. Si le fichier « DEMMAT.dta » contient plusieurs demandes pour des assurés nés le même jour, le nom du fichier « CARTID » de la 1ère personne prend le numéro courant 0, le fichier « CARTID » de la 2e personne née le même jour prend le numéro courant 1 et ainsi de suite.