Engagement salarié

Workflow

Questions fréquentes

Qui doit remplir la déclaration d'entrée ?

L'employeur qui veut engager un salarié doit remplir la déclaration d'entrée.

Que faut-il vérifier en premier lieu ?

L'employeur vérifie si le salarié qu'il souhaite engager possède déjà un matricule national. En l'occurence, le salarié de nationalité luxembourgeoise ou le salarié ayant déjà eu une activité professionnelle au Luxembourg possède un matricule. Dans ce cas, l'employeur ne soumet pas de demande « DEMMAT », mais passe directement à la déclaration d'entrée.

Le salarié possède un matricule , quelle est l'étape suivante pour l'employeur ?

L'employeur procède au transfert du fichier « DECAFF », qui contient les données relatives à l'engagement du salarié.

Important : Il incombe à l'employeur de se renseigner auprès de son salarié si l'adresse qui sera communiquée est à jour.

Le salarié ne possède pas de matricule, comment l'employeur doit-il procéder ?

Pour les ressortissants EU, EEE et Suisse :

L'employeur scanne une pièce d'identité, en respectant les critères définis par le Centre commun de la sécurité sociale (CCSS), et procède au transfert de cette pièce par le moyen du fichier « CARTID ».
L'employeur procède au transfert du fichier « DEMMAT », destiné à la demande d'un matricule.

Pour les ressortissants hors EU, EEE et Suisse :

Les matricules des ressortissants des pays hors EU, EEE et Suisse sont créés par la Direction générale de l’Immigration au début de la procédure de demande d’autorisation de séjour ou de travail. Cette procédure est à initier par le ressortissant hors EU, EEE et Suisse (ci-après « le demandeur ») qui souhaite travailler en tant que résident ou frontalier au Luxembourg. Les informations sur la procédure de demande d’autorisation de séjour ou de travail sont disponibles sur le site suivant : https://guichet.public.lu/fr/citoyens/immigration.html
Après obtention de l’accord de l’autorisation de séjour ou de travail par la Direction générale de l’immigration, qui indique le matricule créé pour le demandeur, l'employeur remplit le fichier « DECAFF », qui contient les données relatives à l'engagement du salarié.

Le matricule pour les ressortissants EU, EEE et Suisse ne peut pas être créé par le CCSS, comment la procédure se poursuit-elle ?

Le CCSS communique à l'employeur que le matricule du ressortissant EU, EEE ou Suisse ne peut pas être créé (p.ex.: carte d'identité pas lisible ou donnée erronée dans le fichier « DEMMAT ») par le biais du fichier « MATRET ». L'employeur corrige le fichier « DEMMAT » ou « CARTID » et renvoie une demande de matricule « DEMMAT » avec le fichier « CARTID » corrigé.

Le matricule peut être créé par le CCSS, quelle est l'étape suivante pour l'employeur ?

Le CCSS communique le matricule à l'employeur par le biais du fichier « MATASS ». L'employeur remplit ensuite le fichier « DECAFF », qui contient les données relatives à l'engagement du salarié.

Est-ce que la procédure pour l'engagement du salarié est terminée ?

Si le fichier « DECAFF » est traitable, le CCSS procède à l'affiliation du salarié.

Si le fichier « DECAFF » n'est pas traitable (p.ex.: erreur dans les données), le CCSS communique l'erreur à l'employeur par le biais du fichier « AFFRET ». L'employeur corrige les données et renvoie un fichier « DECAFF ».