CALCUL.xml

Introduction

Cette page réunit les informations nécessaires à la réalisation des adaptations des logiciels de gestion de paie, par rapport au nouveau fichier CALCUL.xml.

Les informations de ce fichier permettent à l'employeur de retracer exactement les différentes positions en ce qui concerne les cotisations dues respectivement extournées, ainsi que les calculs et recalculs des remboursements pour compte de la Mutualité des employeurs, du résumé financier de la facture mensuelle du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) aussi bien pour la période courante que pour d'éventuelles périodes de recalcul.

La recherche d'une différence entre les cotisations réclamées par le CCSS et les cotisations calculées par l'employeur devient très facile, surtout à l'aide d'un traitement informatique approprié par l'employeur. Il en est de même en ce qui concerne les recalculs occasionnés notamment par une déclaration d'entrée ou de sortie tardive, par une saisie d'une date erronée, par une modification du salaire ou par l'ajout rétroactif d'une gratification par une déclaration tardive ou erronée des périodes d’incapacités de travail, par les extournes d'estimations de cotisations, etc.

Un logiciel adapté pourra départager d'éventuelles différences suite à un calcul erroné de l'employeur ou suite à une erreur d'enregistrement de données de base auprès du CCSS.
L'envoi mensuel par le CCSS du fichier CALCUL.xml est inclus d'office dans la convention SECUline.

Personnes concernées

Editeurs de solutions informatiques de gestion de paie intégrant ou prévoyant d’intégrer l’interprétation des fichiers SECUline en provenance du CCSS.

 

Inventaire succinct des informations du fichier CALCUL.xml

Par employeur, assuré, période de référence le fichier contient un enregistrement (ou plusieurs dans le cas de plusieurs affiliations de genre différent pour la période en question) reprenant les informations suivantes :

  • identification de l’employeur et de l'assuré par leurs matricules respectifs, la période de référence et d’exécution du calcul ;
  • les données de l’affiliation y inclus le régime d’occupation et la spécification générale ;
  • les données de calcul se rapportant à l'employeur ;
  • le rappel des éléments de salaire déclarés et d’heures d’absence réclamées afférentes tels qu'ils ont été enregistrés dans les fichiers du CCSS ;
  • dans le cas d'un recalcul : un rappel des données historiques (données effacées lors du recalcul avec extourne des anciennes cotisations) ;
  • les résultats du calcul (1er calcul ou recalcul) avec le détail suivant par branche de risque :
    • l'assiette cotisable ;
    • les cotisations dues ventilées par part assuré, part employeur, part Etat ou part FOESA.
  • le remboursements de la Mutualité des employeurs ;
  • les données du plafond cumulé (1er calcul ou recalcul) avec le détail par branche de risque).

 

Planning de migration (CALCUL.dta vers CALCUL.xml)

  • Avril 2021 : Mise à disposition des spécifications aux développeurs de logiciels ;
  • Avril à juin 2021 : Echanges éventuels avec les développeurs de logiciels ;
  • Mi-juin à juillet 2021 : Sur demande des éditeurs, envoi d'un fichier CALCUL.xml de test en parallèle du CALCUL.dta ;
  • Août à septembre 2021 : Envoi du fichier CALCUL.xml de test en parallèle de l’envoi mensuel du fichier CALCUL.dta à tous les adhérents SECUline ;
  • Octobre 2021 : Arrêt définitif d’envoi du fichier CALCUL.dta.

Transmission

A partir d’octobre 2021, date du basculement définitif vers le CALCUL.xml, seul le fichier de type CALCUL.xml sera encore généré et envoyé via SECUline. Les fichiers CALCUL.dta et PLAFAN.dta ne seront plus générés. La fréquence de l’envoi (mensuelle) ne change pas.

Le fichier CALCUL.xml nécessite au minimum la version 6.02 de l'outil SOFiE. Vous trouverez toutes les informations utiles quant à la mise à jour de cet outil sous les liens suivants :

 

Documentation à télécharger

* Afin de pouvoir tester la totalité des champs, tous les champs optionnels ont été inclus dans ce fichier servant d'exemple. Les valeurs d'exemple utilisées respectent le type de donnée défini dans le schéma XSD, mais elles correspondent à un exemple entièrement fictif.

Explications supplémentaires

Périodes actives

A partir de juin 2021, les périodes avant 2014 ne sont plus modifiables (« offline ») ; dès lors aucune déclaration de salaire (« DESCAL ») pour cette période ne pourra plus être effectuée via SECUline. Le fichier CALCUL.xml ne pourra contenir que les données des périodes de l’exercice en cours et des 7 exercices le précédant.

Surprime

Les informations (assiettes et cotisations) concernant la surprime, appliquée depuis 2009 jusqu’en 2012, ne font pas partie du fichier CALCUL.xml.

Heures d'incapacité de travail et remboursement pour cause de maladie

Les champs « Mal » (Heures d'incapacité de travail pour cause de maladie) et « Maladie » (Remboursement maladie) regroupent les données d’incapacité de travail pour maladie et celles correspondant à une quarantaine ou un isolement COVID-19 ordonnés par une autorité compétente. Pour les fichiers CALCUL.xml générés actuellement, le taux du remboursement de la part liée à la COVID-19 s’élève provisoirement à 80 %, à l’instar de la part restante éventuelle qui est remboursée au même taux. Par conséquent, cette situation ne reflète pas l’extrait de compte, lequel intègre bien un remboursement à hauteur de 100% pour les incapacités liées à la COVID-19. Pour les fichiers CALCUL.xml générés à partir du mois d’octobre au plutôt, le taux du remboursement de la part liée à la COVID-19 s’élèvera à 100 % tandis que la part restante éventuelle demeurera à 80 %. A ce moment-là, un recalcul sera effectué pour toutes les périodes déjà calculées, concernées par le remboursement lié à la COVID-19. Pour des raisons de la protection des données en matière de la santé, la distinction entre les deux types de remboursement maladie n’est pas prévue.

Le champ « Type de calcul » indique s’il s’agit d’un calcul normal (même si celui-ci concerne un premier calcul pour une période antérieure à la période de référence de calcul) ou d’une extourne. Lorsqu’il s’agit d’un recalcul, les données du calcul précédent sont affichées dans le volet calcul « Precedent ».

Assiettes maximales et assiettes déplafonnées

Les informations sur l’assiette maximale et l'assiette déplafonnée de la période de référence sont incluses pour tous les risques dont le calcul de cotisations est limité par un plafond cotisable (maladie soins, maladie espèces, pension, accident, mutualité des employeurs, allocations familiales, Service de santé au travail multisectoriel (STM)).

Allocations familiales

Les cotisations pour allocations familiales peuvent être à charge de l’Etat ou de l’employeur. Les deux champs étant désormais distincts, aucun indicateur n’est utilisé pour préciser à qui incombe la charge.

Plafond cotisable

La base du calcul mensuel des cotisations pour certains risques sociaux (pension, maladie espèces, maladies soins, accident, mutualité de employeurs, allocations familiales, santé au travail) est plafonnée à cinq salaires social minimum mensuels. Si les éléments de rémunérations constituant la base dépassent ce plafond mensuel, à une ou plusieurs reprises en cours d’un exercice (une année calendaire), une régularisation rétroactive du plafond cotisable annuel est actuellement effectuée par le CCSS après la clôture de l’exercice, lors du calcul exécuté en février de l’année suivante.

A partir du calcul mensuel des cotisations qui sera exécuté au mois d'octobre 2021, le CCSS abandonnera la régularisation rétroactive des cotisations pour les montants dépassant le plafond mensuel et y intégrera l’application du plafond cumulé. En effet, le nouveau fichier CALCUL.xml comportera, le cas échéant, un volet « Plafond » avec chaque calcul mensuel durant lequel une régularisation du plafond cotisable a lieu. En outre, l’assiette maximum cotisable et l’assiette déplafonnée seront fournies par risque, pour toutes les périodes de référence calculées.

L’approche du plafond cotisable cumulé présente l’avantage que les cotisations sont désormais facturées par le CCSS dès le premier dépassement du plafond cotisable mensuel, et ce jusqu’à concurrence du plafond cumulé annuel. La facturation a lieu aussi longtemps que le cumul annuel du maximum cotisable de la période observée reste supérieure au cumul annuel des assiettes déplafonnées. Ce principe du plafond cumulé sera également appliqué à tout recalcul rétroactif de cotisations.

 

Les exemple 1 et exemple 2 permettent d'expliquer la différence entre la procédure actuelle de régularisation unique après la clôture de l’exercice et la procédure future de régularisation mensuelle.

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