Déclarer une incapacité de travail

L’employeur doit déclarer les périodes d’incapacité de travail de ses salariés au Centre commun de la sécurité sociale (CCSS).

Il existe plusieurs types d’incapacités de travail :

Personnes concernées

L’employeur occupant du personnel contre rémunération.

Modalités pratiques

L’employeur doit déclarer chaque mois les périodes d’incapacité de travail de ses salariés du mois précédent. Pour ce faire, il peut :

ou

 

A partir du 1er janvier 2020 :

L’employeur est obligé de renseigner sur la déclaration mensuelle des incapacités de travail :

  • les périodes d'incapacité de travail du mois précédent ;
  • le nombre exact des heures d’absence afférentes de ses salariés. Sont à inclure, le cas échéant, les heures (d’absence pour cause d’incapacité de travail) qui auraient dû être prestées, pendant des jours fériés légaux ou des jours fériés d’usage.

Les heures réclamées sur les déclarations des incapacités de travail ne doivent jamais être supérieures aux heures de travail déclarées.

Les heures supplémentaires prévues mais non prestées ne sont pas à déclarer.

 

En ce qui concerne les périodes avant l'année 2020 :

L’employeur est obligé de renseigner sur la déclaration mensuelle des incapacités de travail, outre les périodes d'incapacité de travail du mois précédent, le nombre exact des heures d’absence afférentes de ses salariés pour cause d’incapacité de travail pendant les heures de travail. Ne sont par contre pas à déclarer les heures d’absence pendant des heures supplémentaires qui auraient dû être prestées, pendant des jours fériés légaux et pendant des jours fériés d’usage pendant lesquels le salarié n’a pas ou n’aurait pas travaillé.

Les heures réclamées sur les déclarations des incapacités de travail ne doivent jamais être supérieures aux heures de travail déclarées.

Les heures supplémentaires prévues mais non prestées ne sont pas à déclarer.

Remboursement

La Mutualité des employeurs (MDE) ne peut rembourser les salaires avancés par l’employeur que si les incapacités de travail de ses salariés ont été déclarées.

Les employeurs doivent payer la rémunération à leurs salariés jusqu’à la fin du mois de calendrier au cours duquel se situe le 77ème jour d’incapacité de travail pendant une période de référence de 18 mois de calendrier successifs, ce qui équivaut en moyenne à une période de 13 semaines. Des renseignements supplémentaires concernant la Mutualité des employeurs peuvent être trouvées sur le site www.mde.lu.

Le remboursement des prestations est réalisé par le Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) pour le compte de la MDE, en créditant l’extrait de compte mensuel du montant en question.

Pour pouvoir bénéficier d’un remboursement automatique pour un mois déterminé, l’employeur doit communiquer au CCSS :

  • la déclaration des salaires,  la rémunération effective du mois en question ainsi que les heures de travail correspondant à cette rémunération via la déclaration des salaires ;
  • les périodes et les heures d’absence déclarées ainsi que le type d’incapacité de travail  via la déclaration des incapacités de travail.

Ces deux conditions doivent être remplies afin que l’employeur puisse bénéficier du remboursement.

Le détail du remboursement pour chaque salarié est envoyé à l’employeur ou son mandataire, via SECUline (procédure CALCUL) ou, pour les employeurs effectuant les déclarations en version papier, par un relevé contenant toutes les données à la base du remboursement.

Toute déclaration incohérente de données par l’employeur (p. ex. la déclaration d’incapacité de travail d’un mois complet renseigne plus d’heures d’absence que d’heures de travail renseignées sur la déclaration des salaires) entraine automatiquement un blocage du remboursement.

Le déblocage se fera uniquement après renvoi par l’employeur de la grille horaire lui envoyée par le CCSS.

Si le salarié ne remplit pas ses obligations de déclaration du certificat médical auprès de la Caisse nationale de santé (CNS), le CCSS réclame à l’employeur l’original du certificat médical de son salarié. Les copies ne sont pas acceptées.

Le remboursement se fait mensuellement par compensation avec l’ensemble des cotisations de sécurité sociale réclamées par le CCSS. Si le montant du remboursement excède celui des cotisations réclamées, il sera mis au crédit de l’extrait de compte mensuel, sauf si l’employeur demande expressément le remboursement de cet excédent en utilisant le formulaire « Remboursement du solde créditeur ».

L'employeur doit déclarer toutes les périodes d'incapacité de travail du salarié, à savoir celles survenues pendant la période de la continuation de la rémunération et également pendant la période de la prise en charge par la CNS. Des renseignements supplémentaires concernant les indemnités pécuniaires peuvent être trouvés sur le site de la CNS.

Mode de calcul

L’assiette de référence servant au calcul du remboursement est composée du salaire brut (rémunération de base et des compléments payables mensuellement en espèces) augmenté des cotisations patronales correspondantes pour les assurances maladie, accident et pension.

L’employeur sera remboursé à 80 % de cette assiette pour les périodes d’incapacité de travail normales (causées par une maladie ou un accident).

L’employeur sera remboursé à 100 % pour les périodes d’incapacité de travail correspondant à une maladie ou un accident se situant dans la période d'essai jusqu'à concurrence d'un maximum de 3 mois ainsi que pour les périodes d'incapacité de travail correspondant à un congé pour raisons familiales ou un congé d'accompagnement d'un proche en fin de vie.

Calcul du montant à rembourser :

  • Pour les périodes remboursées à 80 % :
  • Pour les périodes remboursées à 100 % :

Formulaires

Déclaration des périodes d'incapacité de travail

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