Rémunération

Chaque mois l’employeur du secteur public doit déclarer les rémunérations brutes pour les salariés bénéficiant de la continuation de la rémunération sans limitation dans le temps (fonctionnaires, employés et ouvriers de l’Etat, fonctionnaires et employés communaux, agents CFL, etc.). La déclaration forfaitaire des heures par l’employeur du secteur public correspondant à la tâche de l’assuré concerné (p.ex. 173 heures pour une tâche complète, 87 heures pour une tâche à mi-temps) est acceptée.

La ventilation du salaire en rémunération de base et compléments et accessoires payables mensuellement en espèce ainsi que la déclaration du nombre exact des heures de travail payées est facultative pour les salariés précités.

Pour les salariés du secteur public pour lesquels il y a un remboursement de la part de la Mutualité des employeurs (MDE) en cas de maladie et qui ont droit à des prestations en espèces de la part de la Caisse nationale de santé (CNS) l’employeur du secteur public doit déclarer les rémunérations brutes ainsi que le nombre exact d’heures de travail payées avec une ventilation obligatoire du salaire en rémunération de base et compléments et accessoires payables mensuellement en espèce.  

Sur base de ces déclarations, le CCSS calcule le montant des cotisations sociales pour chaque salarié et renseigne à l’employeur sur un extrait de compte mensuel (la « facture » du CCSS) le montant total des cotisations sociales à payer pour l’ensemble de ses salariés. Ce montant comprend les cotisations sociales à charge du salarié et celles à charge de l’employeur.

Les cotisations sociales dues par les salariés sont directement à prélever sur leur salaire par l’employeur ; celui-ci est responsable du versement global selon la facture mensuelle lui adressée par le CCSS.

Eléments à déclarer

Le salaire mensuel à déclarer se compose de différents éléments :

  • la rémunération de base ;
  • les compléments et accessoires payables mensuellement en espèces ;
  • la rémunération des heures supplémentaires, à l’exclusion des majorations sur ces heures ;
  • les gratifications, participations, avantages en espèces et en nature ;
  • le chômage intempéries / conjoncturel ;
  • le chômage partiel.
 
Tableau récapitulatif des éléments à déclarer et des assiettes cotisables
Eléments à déclarer par l’employeur Maladie espèces Maladie soins Mutualité Pension Accident Dépendance Santé au travail
Rémunération de base Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui
Compléments et accessoires payables mensuellement en espèces Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui
Rémunération heures supplémentaires, à l’exclusion des majorations sur ces heures Non Oui Non Non Non Oui Non
Gratifications, participations, avantages en espèces et en nature Non Oui Non Oui Oui Oui Oui
Chômage intempéries /conjoncturel /partiel Oui Oui Oui Oui Non Oui Non

Explications concernant les différents éléments  

La rémunération de base est fixe et doit, selon le droit du travail, être définie comme telle dans le contrat de travail. Elle comprend :

  • les suppléments dont le montant reste fixe d’un mois à l’autre (p.ex. allocation de famille, prime de formation payée au profit des salariés ayant suivi certains cours de formation professionnelle, prime de responsabilité,…) ;
  • les augmentations de droit suivant les dispositions d’ordre public concernant le salaire social minimum et l’adaptation automatique de la rémunération à l’évolution du coût de la vie ;
  • les majorations régulières prévues par le contrat de travail ou des conventions collectives de travail.

Les compléments et accessoires sont des éléments de rémunération en espèces payables mensuellement mais dont le montant peut varier d’un mois à l’autre (p.ex. prime de rendement, commissions, prime sur objectifs etc.). Ils ne sont pas à confondre avec des éléments de salaire occasionnels tels que les gratifications.

La rémunération des heures supplémentaires non majorées (100 %) et les heures correspondantes sont à déclarer séparément. Les majorations sur les heures supplémentaires (40 %) ne sont pas à déclarer.

Les heures supplémentaires non rémunérées mais compensées par du temps de repos rémunéré ou comptabilisées sur un compte épargne temps ne sont pas à déclarer sous cette rubrique, mais lors de leur liquidation sous la forme correspondante (p.ex. en tant que rémunération de base en cas de compensation par un congé de récréation prolongé).

Les gratifications, participations, et avantages en espèce et en nature sont les rémunérations en espèces qui ne sont pas payables mensuellement ainsi que toutes les rémunérations en nature.   

Le chômage intempéries et le chômage conjoncturel ainsi que les heures afférentes sont à déclarer également.

Les recettes provenant de l’économie et de la bonification d’intérêt accordées aux salariés par l’employeur, l’allocation de repas (secteur public) ainsi que les chèques-repas (secteur privé) ne sont pas cotisables et ne sont pas à déclarer.

 

Informations supplémentaires concernant uniquement les fonctionnaires

Pour le fonctionnaire du régime spécial (entrée en service de l’Etat, d’une commune, d’un syndicat communal ou de la Société nationale des chemins de fers après le 31 décembre 1998), l’allocation de fin d’année est pensionnable et doit être déclarée sous la rubrique « gratifications ».

Pour le fonctionnaire du régime spécial transitoire (entrée en service de l’Etat, d’une commune, d’un syndicat communal ou de la Société nationale des chemins de fers avant le 1er janvier 1999), l’allocation de fin d’année doit être déclarée sous la rubrique « indemnité non pensionnable ».

 

Informations supplémentaires concernant uniquement les salariés pour lesquels il y a un remboursement de la part de la Mutualité des employeurs en cas de maladie et qui ont droit à des prestations en espèces de la part de la Caisse nationale de santé

Pour les périodes avant l'année 2020, l’employeur devait déclarer le nombre des heures de travail qui correspondaient effectivement à la rémunération de base (et non pas d’office la moyenne mensuelle de 173 heures). Etaient visées, seulement les heures de travail effectivement prestées par le salarié, à l’exclusion des heures supplémentaires, des heures d’absence pour incapacité de travail à charge de la Caisse nationale de santé et des jours fériés légaux et ceux d’usage pendant lesquels le salarié n’a pas ou n’aurait pas travaillé.

A partir du 1er janvier 2020, l’employeur doit déclarer le nombre exact des heures de travail qui correspondent effectivement à la rémunération de base (et non pas d’office la moyenne mensuelle de 173 heures). Sont visées les heures de travail payées correspondant à la rémunération de base, aux congés légaux, aux absences pour incapacité de travail à charge de l’employeur et aux heures des jours fériés légaux, à l’exclusion des heures supplémentaires. La règle de l’arrondi commercial, en la transposant aux heures de travail, conduit à arrondir les heures de travail vers le haut si le nombre de minutes atteint ou dépasse 30 minutes et vers le bas si le nombre d’heures de travail est inférieur à 30 minutes.

A titre d'information, veuillez consulter l'exemple de calcul des heures de travail.

Les heures correspondant à une incapacité de travail à charge de l’employeur ainsi que celles correspondant à des congés légaux comptent également comme heures de travail à déclarer. Au cas où une reprise progressive du travail pour raisons thérapeutiques à charge de l’employeur est accordée au salarié (très rare, car ces reprises thérapeutiques sont normalement à charge de la CNS), les heures de travail et les heures d’incapacité de travail correspondantes sont à déclarer.

Ne doivent toutefois pas être incluses dans la déclaration des heures de travail, les heures d’absence pour incapacité de travail à charge de la Caisse nationale de santé.

Les heures supplémentaires ainsi que les heures de chômage conjoncturel et intempéries, les heures du chômage partiel sont renseignées dans des rubriques séparées.

Les heures de travail à déclarer correspondent à l'horaire interne de l'entreprise.

Par exemple, pour un salarié qui travaille de lundi à vendredi à raison de 40 heures par semaine, seront à déclarer les heures figurant aux tableaux ci-dessous :

 

Calendrier 2020
mois heures
jours de travail
janvier 2020 184
23
février 2020 160
20
mars 2020 176
22
avril 2020 176
22
mai 2020 168
21
juin 2020 176
22
juillet 2020 184
23
août 2020 168
21
septembre 2020 176
22
octobre 2020 176
22
novembre 2020 168
21
décembre 2020 184
23

 

 

 

Calendriers des années précédentes
Calendrier 2019
mois heures
jours de travail jours fériés
janvier 2019 176 22 1
février 2019 160 20 0
mars 2019 168 21 0
avril 2019 168 21 1
mai 2019 160 20 3
juin 2019 152 19 1*
juillet 2019 184 23 0
août 2019 168 21 1
septembre 2019 168 21 0
octobre 2019 184 23 0
novembre 2019 160 20 1
décembre 2019 160 20 2

* étant donné qu'au moins un jour férié du mois concerné tombe sur un samedi ou un dimanche, ce jour n'est pas pris en considération dans la rubrique « jours fériés ».

Calendrier 2018
mois heures
jours de travail jours fériés
janvier 2018 176 22 1
février 2018 160 20 0
mars 2018 176 22 0
avril 2018 160 20 1
mai 2018 160 20 3
juin 2018 168 21 0*
juillet 2018 176 22 0
août 2018 176 22 1
septembre 2018 160 20 0
octobre 2018 184 23 0
novembre 2018 168 21 1
décembre 2018 152 19 2

* étant donné qu'au moins un jour férié du mois concerné tombe sur un samedi ou un dimanche, ce jour n'est pas pris en considération dans la rubrique « jours fériés ».

Calendrier 2017
mois heures
jours de travail jours fériés
janvier 2017 176 22 0*
février 2017 160 20 0
mars 2017 184 23 0
avril 2017 152 19 1
mai 2017 168 21 2
juin 2017 160 20 2
juillet 2017 168 21 0
août 2017 176 22 1
septembre 2017 168 21 0
octobre 2017 176 22 0
novembre 2017 168 21 1
décembre 2017 152 19 2

* étant donné qu'au moins un jour férié du mois concerné tombe sur un samedi ou un dimanche, ce jour n'est pas pris en considération dans la rubrique « jours fériés ».

Caractère cotisable des indemnités payées après la cessation du contrat de travail  

Indemnités légales dues par l'employeur au titre d'un préavis

Les indemnités légales dues par l'employeur au titre d'un préavis sont cotisables et sont portées en compte pour la mensualité qu'elles représentent. Chaque mois de préavis compte pour un mois de déclaration. Par contre les autres indemnités de départ ne sont pas cotisables et ne prolongent pas l’affiliation.

Indemnités de congé non pris et gratifications

Les rémunérations non périodiques telles que les indemnités de congé non pris et les gratifications payées après le début du droit à la pension et se rapportant à l'activité exercée avant le prédit droit ne sont pas cotisables et partant à ne pas déclarer auprès du CCSS.  

Trimestre de faveur des survivants d’un salarié décédé en activité

L’affiliation prend fin avec le décès du salarié, mais ses survivants (conjoints, partenaires, enfants et ascendants) ont droit sous certaines conditions au maintien du salaire se rapportant à la fin du mois du décès et à l’attribution d’une indemnité égale à trois mensualités de salaire. Ces indemnités ne sont pas à déclarer au CCSS.

 

Modalités pratiques

Déclaration de salaires

L’employeur du secteur public (ou son mandataire) déclare mensuellement les différents éléments de rémunération moyennant :

ou

La liste de salaires pré-imprimée par le Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) pour déclarer les salaires du mois N est envoyée début du mois N+1. Elle reproduit pour chaque assuré les informations déclarées par l’employeur pour le mois précédent.

L’employeur est obligé de retourner les listes de salaires endéans les 10 jours au CCSS ; il est également obligé de vérifier l’exactitude des données pré-imprimées et de faire les rectifications éventuelles.

L’employeur utilisant la procédure en ligne SECUline est averti d’un salaire manquant par le biais d’un fichier SALMAN.

Amendes pour déclarations tardives

Pour chaque salaire non-déclaré, l’employeur risque une amende d’ordre prononcée trimestriellement.

 

En cas de non-déclaration des salaires, l’estimation du salaire, basée en principe sur le dernier salaire déclaré, est validée au moment de la prononciation de l’amende. Le salarié, qui est informé de cet effet, peut dès lors solliciter un redressement en cas de désaccord quant au salaire mis en compte. L’employeur dispose de la même possibilité de redressement du salaire.

Dernière mise à jour