Chaque mois l’employeur du secteur public doit déclarer les rémunérations brutes pour les salariés bénéficiant de la continuation de la rémunération sans limitation dans le temps (fonctionnaires, employés et ouvriers de l’Etat, fonctionnaires et employés communaux, agents CFL, etc.). La déclaration forfaitaire des heures par l’employeur du secteur public correspondant à la tâche de l’assuré concerné (p.ex. 173 heures pour une tâche complète, 87 heures pour une tâche à mi-temps) est acceptée.
La ventilation du salaire en rémunération de base et compléments et accessoires payables mensuellement en espèce ainsi que la déclaration du nombre exact des heures de travail payées est facultative pour les salariés précités.
Pour les salariés du secteur public pour lesquels il y a un remboursement de la part de la Mutualité des employeurs (MDE) en cas de maladie et qui ont droit à des prestations en espèces de la part de la Caisse nationale de santé (CNS) l’employeur du secteur public doit déclarer les rémunérations brutes ainsi que le nombre exact d’heures de travail payées avec une ventilation obligatoire du salaire en rémunération de base et compléments et accessoires payables mensuellement en espèce.
Sur base de ces déclarations, le CCSS calcule le montant des cotisations sociales pour chaque salarié et renseigne à l’employeur sur un extrait de compte mensuel (la « facture » du CCSS) le montant total des cotisations sociales à payer pour l’ensemble de ses salariés. Ce montant comprend les cotisations sociales à charge du salarié et celles à charge de l’employeur.
Les cotisations sociales dues par les salariés sont directement à prélever sur leur salaire par l’employeur ; celui-ci est responsable du versement global selon la facture mensuelle lui adressée par le CCSS.
Eléments à déclarer
Le salaire mensuel à déclarer se compose de différents éléments :
- la rémunération de base ;
- les compléments et accessoires payables mensuellement en espèces ;
- la rémunération des heures supplémentaires, à l’exclusion des majorations sur ces heures ;
- les gratifications, participations, avantages en espèces et en nature ;
- le chômage intempéries / conjoncturel ;
- le chômage partiel.
Eléments à déclarer par l’employeur | Maladie espèces | Maladie soins | Mutualité | Pension | Accident | Dépendance | Santé au travail |
---|---|---|---|---|---|---|---|
Rémunération de base | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
Compléments et accessoires payables mensuellement en espèces | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
Rémunération heures supplémentaires, à l’exclusion des majorations sur ces heures | Non | Oui | Non | Non | Non | Oui | Non |
Gratifications, participations, avantages en espèces et en nature | Non | Oui | Non | Oui | Oui | Oui | Oui |
Chômage intempéries /conjoncturel /partiel | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Explications concernant les différents éléments
La rémunération de base est fixe et doit, selon le droit du travail, être définie comme telle dans le contrat de travail. Elle comprend :
- les suppléments dont le montant reste fixe d’un mois à l’autre (p.ex. allocation de famille, prime de formation payée au profit des salariés ayant suivi certains cours de formation professionnelle, prime de responsabilité,…) ;
- les augmentations de droit suivant les dispositions d’ordre public concernant le salaire social minimum et l’adaptation automatique de la rémunération à l’évolution du coût de la vie ;
- les majorations régulières prévues par le contrat de travail ou des conventions collectives de travail.
Les compléments et accessoires sont des éléments de rémunération en espèces payables mensuellement mais dont le montant peut varier d’un mois à l’autre (p.ex. prime de rendement, commissions, prime sur objectifs etc.). Ils ne sont pas à confondre avec des éléments de salaire occasionnels tels que les gratifications.
La rémunération des heures supplémentaires non majorées (100 %) et les heures correspondantes sont à déclarer séparément. Les majorations sur les heures supplémentaires (40 %) ne sont pas à déclarer.
Les heures supplémentaires non rémunérées mais compensées par du temps de repos rémunéré ou comptabilisées sur un compte épargne temps ne sont pas à déclarer sous cette rubrique, mais lors de leur liquidation sous la forme correspondante (p.ex. en tant que rémunération de base en cas de compensation par un congé de récréation prolongé).
Les gratifications, participations, et avantages en espèce et en nature sont les rémunérations en espèces qui ne sont pas payables mensuellement ainsi que toutes les rémunérations en nature.
Le chômage intempéries et le chômage conjoncturel ainsi que les heures afférentes sont à déclarer également.
Les recettes provenant de l’économie et de la bonification d’intérêt accordées aux salariés par l’employeur, l’allocation de repas (secteur public) ainsi que les chèques-repas (secteur privé) ne sont pas cotisables et ne sont pas à déclarer.
Informations supplémentaires concernant uniquement les fonctionnaires
Pour le fonctionnaire du régime spécial (entrée en service de l’Etat, d’une commune, d’un syndicat communal ou de la Société nationale des chemins de fers après le 31 décembre 1998), l’allocation de fin d’année est pensionnable et doit être déclarée sous la rubrique « gratifications ».
Pour le fonctionnaire du régime spécial transitoire (entrée en service de l’Etat, d’une commune, d’un syndicat communal ou de la Société nationale des chemins de fers avant le 1er janvier 1999), l’allocation de fin d’année doit être déclarée sous la rubrique « indemnité non pensionnable ».
Informations supplémentaires concernant uniquement les salariés pour lesquels il y a un remboursement de la part de la Mutualité des employeurs en cas de maladie et qui ont droit à des prestations en espèces de la part de la Caisse nationale de santé
Pour les périodes avant l'année 2020, l’employeur devait déclarer le nombre des heures de travail qui correspondaient effectivement à la rémunération de base (et non pas d’office la moyenne mensuelle de 173 heures). Etaient visées, seulement les heures de travail effectivement prestées par le salarié, à l’exclusion des heures supplémentaires, des heures d’absence pour incapacité de travail à charge de la Caisse nationale de santé et des jours fériés légaux et ceux d’usage pendant lesquels le salarié n’a pas ou n’aurait pas travaillé.
A partir du 1er janvier 2020, l’employeur doit déclarer le nombre exact des heures de travail qui correspondent effectivement à la rémunération de base (et non pas d’office la moyenne mensuelle de 173 heures). Sont visées les heures de travail payées correspondant à la rémunération de base, aux congés légaux, aux absences pour incapacité de travail à charge de l’employeur et aux heures des jours fériés légaux, à l’exclusion des heures supplémentaires. La règle de l’arrondi commercial, en la transposant aux heures de travail, conduit à arrondir les heures de travail vers le haut si le nombre de minutes atteint ou dépasse 30 minutes et vers le bas si le nombre d’heures de travail est inférieur à 30 minutes.
A titre d'information, veuillez consulter l'exemple de calcul des heures de travail.
Les heures correspondant à une incapacité de travail à charge de l’employeur ainsi que celles correspondant à des congés légaux comptent également comme heures de travail à déclarer. Au cas où une reprise progressive du travail pour raisons thérapeutiques à charge de l’employeur est accordée au salarié (très rare, car ces reprises thérapeutiques sont normalement à charge de la CNS), les heures de travail et les heures d’incapacité de travail correspondantes sont à déclarer.
Ne doivent toutefois pas être incluses dans la déclaration des heures de travail, les heures d’absence pour incapacité de travail à charge de la Caisse nationale de santé.
Les heures supplémentaires ainsi que les heures de chômage conjoncturel et intempéries, les heures du chômage partiel sont renseignées dans des rubriques séparées.
Les heures de travail à déclarer correspondent à l'horaire interne de l'entreprise.
Par exemple, pour un salarié qui travaille de lundi à vendredi à raison de 40 heures par semaine, seront à déclarer les heures figurant aux tableaux ci-dessous :
mois | heures |
jours de travail |
---|---|---|
janvier 2024 | 184 | 23 |
février 2024 | 168 | 21 |
mars 2024 | 168 | 21 |
avril 2024 | 176 | 22 |
mai 2024 | 184 | 23 |
juin 2024 | 160 | 20 |
juillet 2024 | 184 | 23 |
août 2024 | 176 | 22 |
septembre 2024 | 168 | 21 |
octobre 2024 | 184 | 23 |
novembre 2024 | 168 | 21 |
décembre 2024 | 176 | 22 |
Calendriers des années précédentes
mois | heures |
jours de travail |
---|---|---|
janvier 2023 | 176 | 22 |
février 2023 | 160 | 20 |
mars 2023 | 184 |
23 |
avril 2023 | 160 | 20 |
mai 2023 | 184 | 23 |
juin 2023 | 176 | 22 |
juillet 2023 | 168 | 21 |
août 2023 | 184 |
23 |
septembre 2023 | 168 | 21 |
octobre 2023 | 176 | 22 |
novembre 2023 | 176 | 22 |
décembre 2023 | 168 | 21 |
mois | heures |
jours de travail |
---|---|---|
janvier 2022 | 168 |
21 |
février 2022 | 160 |
20 |
mars 2022 | 184 |
23 |
avril 2022 | 168 |
21 |
mai 2022 | 176 |
22 |
juin 2022 | 176 |
22 |
juillet 2022 | 168 |
21 |
août 2022 | 184 |
23 |
septembre 2022 | 176 |
22 |
octobre 2022 | 168 |
21 |
novembre 2022 | 176 | 22 |
décembre 2022 | 176 |
22 |
mois | heures |
jours de travail |
---|---|---|
janvier 2021 | 168 |
21 |
février 2021 | 160 |
20 |
mars 2021 | 184 |
23 |
avril 2021 | 176 |
22 |
mai 2021 | 168 |
21 |
juin 2021 | 176 |
22 |
juillet 2021 | 176 |
22 |
août 2021 | 176 | 22 |
septembre 2021 | 176 |
22 |
octobre 2021 | 168 |
21 |
novembre 2021 | 176 |
22 |
décembre 2021 | 184 |
23 |
mois | heures |
jours de travail |
---|---|---|
janvier 2020 | 184 |
23 |
février 2020 | 160 |
20 |
mars 2020 | 176 |
22 |
avril 2020 | 176 |
22 |
mai 2020 | 168 |
21 |
juin 2020 | 176 |
22 |
juillet 2020 | 184 |
23 |
août 2020 | 168 |
21 |
septembre 2020 | 176 |
22 |
octobre 2020 | 176 |
22 |
novembre 2020 | 168 |
21 |
décembre 2020 | 184 |
23 |
mois | heures |
jours de travail | jours fériés |
---|---|---|---|
janvier 2019 | 176 | 22 | 1 |
février 2019 | 160 | 20 | 0 |
mars 2019 | 168 | 21 | 0 |
avril 2019 | 168 | 21 | 1 |
mai 2019 | 160 | 20 | 3 |
juin 2019 | 152 | 19 | 1* |
juillet 2019 | 184 | 23 | 0 |
août 2019 | 168 | 21 | 1 |
septembre 2019 | 168 | 21 | 0 |
octobre 2019 | 184 | 23 | 0 |
novembre 2019 | 160 | 20 | 1 |
décembre 2019 | 160 | 20 | 2 |
* étant donné qu'au moins un jour férié du mois concerné tombe sur un samedi ou un dimanche, ce jour n'est pas pris en considération dans la rubrique « jours fériés ».
mois | heures |
jours de travail | jours fériés |
---|---|---|---|
janvier 2018 | 176 | 22 | 1 |
février 2018 | 160 | 20 | 0 |
mars 2018 | 176 | 22 | 0 |
avril 2018 | 160 | 20 | 1 |
mai 2018 | 160 | 20 | 3 |
juin 2018 | 168 | 21 | 0* |
juillet 2018 | 176 | 22 | 0 |
août 2018 | 176 | 22 | 1 |
septembre 2018 | 160 | 20 | 0 |
octobre 2018 | 184 | 23 | 0 |
novembre 2018 | 168 | 21 | 1 |
décembre 2018 | 152 | 19 | 2 |
* étant donné qu'au moins un jour férié du mois concerné tombe sur un samedi ou un dimanche, ce jour n'est pas pris en considération dans la rubrique « jours fériés ».
Caractère cotisable des indemnités payées après la cessation du contrat de travail
Indemnités légales dues par l'employeur au titre d'un préavis
Les indemnités légales dues par l'employeur au titre d'un préavis sont cotisables et sont portées en compte pour la mensualité qu'elles représentent. Chaque mois de préavis compte pour un mois de déclaration. Par contre les autres indemnités de départ ne sont pas cotisables et ne prolongent pas l’affiliation.
Indemnités de congé non pris et gratifications
Les rémunérations non périodiques telles que les indemnités de congé non pris et les gratifications payées après le début du droit à la pension et se rapportant à l'activité exercée avant le prédit droit ne sont pas cotisables et partant à ne pas déclarer auprès du CCSS.
Trimestre de faveur des survivants d’un salarié décédé en activité
L’affiliation prend fin avec le décès du salarié, mais ses survivants (conjoints, partenaires, enfants et ascendants) ont droit sous certaines conditions au maintien du salaire se rapportant à la fin du mois du décès et à l’attribution d’une indemnité égale à trois mensualités de salaire. Ces indemnités ne sont pas à déclarer au CCSS.
Modalités pratiques
Déclaration de salaires
L’employeur du secteur public (ou son mandataire) déclare mensuellement les différents éléments de rémunération moyennant :
- la procédure électronique via SECUline (« DECSAL »)
ou
- la liste de salaires (instructions) envoyée chaque mois à l’employeur ou, le cas échéant, à son mandataire.
La liste de salaires pré-imprimée par le Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) pour déclarer les salaires du mois N est envoyée début du mois N+1. Elle reproduit pour chaque assuré les informations déclarées par l’employeur pour le mois précédent.
L’employeur est obligé de retourner les listes de salaires endéans les 10 jours au CCSS ; il est également obligé de vérifier l’exactitude des données pré-imprimées et de faire les rectifications éventuelles.
L’employeur utilisant la procédure en ligne SECUline est averti d’un salaire manquant par le biais d’un fichier SALMAN.
Amendes pour déclarations tardives
Pour chaque salaire non-déclaré, l’employeur risque une amende d’ordre prononcée trimestriellement.
En cas de non-déclaration des salaires, l’estimation du salaire, basée en principe sur le dernier salaire déclaré, est validée au moment de la prononciation de l’amende. Le salarié, qui est informé de cet effet, peut dès lors solliciter un redressement en cas de désaccord quant au salaire mis en compte. L’employeur dispose de la même possibilité de redressement du salaire.