Lohn übermitteln

Jeden Monat muss der Arbeitgeber des öffentlichen Sektors die Bruttovergütung für Arbeitnehmer melden, die eine zeitlich unbegrenzte Lohnfortzahlung erhalten (Beamte, Angestellte und Arbeitnehmer des Staates, Beamte und Angestellte in Gemeinden, CFL-Bedienstete usw.) Die Angabe der pauschalen Stunden durch den Arbeitgeber im öffentlichen Sektor, welche den Arbeitszeiten der betreffenden Versicherten entsprechen (z. B. 173 Stunden für eine Vollzeittätigkeit, 87 Stunden für eine Halbzeitbeschäftigung), wird akzeptiert.

Die Aufschlüsselung des Gehalts in Grundvergütung und monatlich in bar zu zahlende Zusatz- und Nebenleistungen sowie die Erklärung der exakten Anzahl der bezahlten Arbeitsstunden ist für die oben erwähnten Arbeitnehmer freiwillig.

Für Arbeitnehmer im öffentlichen Sektor, die im Krankheitsfall eine Erstattung durch die Mutualität der Arbeitgeber (Mutualité des employeurs - MDE) erhalten und Anspruch auf Geldleistungen durch die Nationale Gesundheitskasse (Caisse nationale de santé - CNS) haben, muss der Arbeitgeber des öffentlichen Sektors die Bruttoentlohnung sowie die exakte Anzahl der bezahlten Arbeitsstunden in Form einer verpflichtenden Aufschlüsselung des Gehalts in Grundvergütung und monatlich in bar zu zahlende Zusatz- und Nebenleistungen melden.  

Auf der Grundlage dieser Meldungen berechnet die CCSS die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge für jeden Arbeitnehmer und stellt dem Arbeitgeber in einem monatlichen Kontoauszug (die „Rechnung“ der CCSS) den Gesamtbetrag der Sozialversicherungsbeiträge zur Verfügung, der für alle seine Arbeitnehmer zu zahlen ist. Dieser Betrag enthält die Sozialversicherungsbeiträge zu Lasten des Arbeitnehmers und die Sozialversicherungsbeiträge zu Lasten des Arbeitgebers.

Der Arbeitgeber zieht die vom Arbeitnehmer geschuldeten Sozialversicherungsbeiträge direkt vom Lohn ab; er ist für die gesamte Zahlung gemäß der monatlichen Rechnung zuständig, die ihm von der CCSS ausgestellt wird.

Anzugebende Elemente

Der zu meldende Monatslohn setzt sich aus folgenden Elementen zusammen:

• der Grundvergütung;
• den monatlich in bar zu zahlenden Zusatz- und Nebenleistungen;
• der Vergütung für Überstunden, unter Ausschluss der Zuschläge auf diese Stunden;
• den Sondervergütungen, Gewinnbeteiligungen, Bar- und Sachleistungen;
• der wetterbedingten/konjunkturellen Arbeitslosigkeit;
• der Kurzarbeit.

Erklärungen zu den einzelnen Elementen  

Die Grundvergütung ist fest und muss laut dem Arbeitsrecht auch auf diese Weise im Arbeitsvertrag festgelegt werden. Sie umfasst:

• Zuschläge, deren Betrag jeden Monat gleich bleibt (z. B. Familiengeld, Ausbildungsprämien für Arbeitnehmer, die an bestimmten beruflichen Ausbildungskursen teilgenommen haben, Haftpflichtprämien usw.);
• gesetzliche Erhöhungen gemäß den Vorgaben der öffentlichen Ordnung in Bezug auf den sozialen Mindestlohn und die automatische Anpassung der Vergütung an die Entwicklung der Lebenshaltungskosten;
• regelmäßige Aufschläge, die laut Arbeits- oder Tarifvertrag vorgesehen sind.

Die Zusatz- und Nebenleistungen sind Elemente der Vergütung in bar, die monatlich zu zahlen sind. Die Höhe kann jedoch von Monat zu Monat variieren (z. B. Leistungsprämien, Provisionen, Zielprämien, usw.). Sie dürfen nicht mit gelegentlichen Lohnbestandteilen wie Sondervergütungen verwechselt werden.

Die Vergütung der Überstunden ohne Zuschläge (100 %) sowie die entsprechenden Stunden müssen separat angegeben werden. Aufschläge auf Überstunden (40%) müssen nicht angegeben werden.

Überstunden, die nicht vergütet, sondern durch bezahlten Urlaub ausgeglichen oder auf einem Zeitkonto verbucht werden, müssen in dieser Rubrik nicht angegeben werden, sondern bei ihrer Abwicklung in der jeweiligen Form (z. B. als Grundvergütung bei Ausgleich in Form eines längeren Erholungsurlaubs).

Sondervergütungen, Gewinnbeteiligungen und Bar- und Sachleistungen stellen Barvergütungen dar, die nicht monatlich zu zahlen sind, so wie auch jegliche Sachvergütungen.   

Wetterbedingte und konjunkturelle Arbeitslosigkeit sowie die damit verbundenen Stunden müssen ebenfalls angegeben werden.

Wirtschaftliche Einnahmen und Zinsvergünstigungen, welche Arbeitnehmern vom Arbeitgeber gewährt werden sowie Essenzulagen (im öffentlichen Sektor) und Essensgutscheine (im Privatsektor) sind nicht beitragspflichtig und nicht zu melden.

 

Zusätzliche Informationen nur für Beamte

Für Beamte, die dem Sondersystem unterliegen (Antritt des Beamtendienstes beim Staat, einer Gemeinde, einem Kommunalverband oder der nationalen Eisenbahngesellschaft nach dem 31. Dezember 1998), ist die Jahresendzulage pensionsberechtigt und muss unter der Rubrik „Sondervergütung“ gemeldet werden.

Für Beamte, die der besonderen Übergangsregelung unterliegen (Antritt des Beamtendienstes beim Staat, einer Gemeinde, einem Kommunalverband oder der nationalen Eisenbahngesellschaft vor dem 1. Januar 1999), muss die Jahresendzulage unter der Rubrik „nicht pensionsberechtige Vergütungen“ gemeldet werden.

 

Zusätzliche Informationen nur für Arbeitnehmer für die im Krankheitsfall eine Erstattung durch die Mutualität der Arbeitgeber (Mutualité des employeurs - MDE) besteht und die Anspruch auf Geldleistungen durch die Nationale Gesundheitskasse haben

Vor dem Jahr 2020 mussten Arbeitgeber die Anzahl der Arbeitsstunden melden, die tatsächlich dem Grundgehalt entsprachen (anstatt des monatlichen Durchschnitts von 173 Stunden des Amts). Dies bezog sich lediglich auf die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden des Arbeitnehmers, ohne Überstunden, Fehlzeiten aufgrund von Arbeitsunfähigkeit zu Lasten der Nationalen Gesundheitskasse und gesetzliche und übliche Feiertage, an denen der Arbeitnehmer nicht gearbeitet hat oder hätte.

Seit dem 1. Januar 2020, muss der Arbeitgeber die exakte Anzahl der Arbeitsstunden melden, die tatsächlich dem Grundgehalt entsprechen (anstatt des monatlichen Durchschnitts von 173 Stunden). Damit sind die bezahlten Arbeitsstunden gemeint, die dem Grundgehalt, dem gesetzlichen Urlaub, den Abwesenheiten aufgrund von Arbeitsunfähigkeit zu Lasten des Arbeitgebers und den gesetzlichen Feiertagen entsprechen, ohne Überstunden. Die kaufmännische Rundung führt durch ihre Anwendung auf die Arbeitsstunden dazu, dass die Arbeitsstunden aufgerundet werden, wenn die Anzahl der Minuten 30 erreicht oder überschreitet, und abgerundet werden, wenn die Anzahl der Minuten 30 unterschreitet.

Hier finden Sie ein Beispiel zur Berechnung der Arbeitsstunden.

Als zu meldende Arbeitsstunden gelten auch die Stunden, die einer Arbeitsunfähigkeit zu Lasten des Arbeitgebers entsprechen, sowie die Stunden, die einem gesetzlichen Urlaub entsprechen. Sollte dem Arbeitnehmer aus therapeutischen Gründen eine schrittweise Wiederaufnahme der Arbeit gewährt werden (was sehr selten der Fall ist, da die Wiederaufnahme aus therapeutischen Gründen für gewöhnlich zu Lasten der CNS geht), sind die entsprechenden Arbeitsstunden und Stunden der Arbeitsunfähigkeit zu melden.

Nicht aufzunehmen sind hierbei jedoch die Stunden der Abwesenheit aufgrund von Arbeitsunfähigkeit zu Lasten der Nationalen Gesundheitskasse.

Überstunden sowie Stunden der konjunkturellen und wetterbedingten Arbeitslosigkeit und Stunden der Kurzarbeit sind in gesonderten Rubriken anzugeben.

Die zu meldenden Arbeitsstunden entsprechen der internen Arbeitszeit des Unternehmens.

Als Beispiel: Für einen Arbeitnehmer, der von Monat bis Freitag 40 Stunden pro Woche arbeitet, sind die in den folgenden Tabellen aufgeführten Stunden zu melden:

 

 

Beitragspflichtigkeit von Abfindungen/Arbeitslosengeld, die nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu zahlen sind  

Gesetzliche(s) Abfindungen/Arbeitslosengeld, die vom Arbeitgeber im Rahmen einer Kündigungsfrist zu zahlen sind

Die gesetzlichen Abfindungen/Arbeitslosengelder des Arbeitgebers sind beitragspflichtig und für den Monat, in dem sie gezahlt werden, zu berücksichtigen. Jeder Monat der Kündigungsfrist zählt als meldepflichtiger Monat. Andere Abfindungen/Arbeitslosengelder wiederum sind nicht beitragspflichtig und verlängern die Mitgliedschaft nicht.

Vergütung für nicht in Anspruch genommenen Urlaub und Sondervergütungen

Nicht regelmäßige Vergütungen wie Vergütung für nicht in Anspruch genommenen Urlaub und Sondervergütungen, die nach Beginn des Pensionsanspruchs gezahlt werden und sich auf die vor diesem Anspruch ausgeübte Tätigkeit beziehen, sind nicht beitragspflichtig und somit nicht der CCSS zu melden.  

Zu vergütendes Quartal für Hinterbliebene eines während der Erwerbstätigkeit verstorbenen Arbeitnehmers

Die Mitgliedschaft endet mit dem Tod des Arbeitnehmers, doch seine Hinterbliebenen (Ehepartner, Lebenspartner, Kinder, und Verwandten) sind unter bestimmten Bedingungen zum Erhalt von Lohnfortzahlungen bis zum Ende des Sterbemonats und einer Abfindung von drei Monatslöhnen berechtigt. Diese Abfindungen müssen nicht der CCSS gemeldet werden.

Arbeitszeitkonto

Jeder Agent (Staatssektor und gleichgestellte Bereiche, kommunaler Sektor, Staatsangestellte) verfügt über ein individuelles Arbeitszeitkonto (compte épargne-temps - CET).
Das angesparte Zeitguthaben auf dem CET wird in Form einer nicht pensionsfähigen Entschädigung ausgezahlt, falls der Arbeitsvertrag beendet wird, die Funktion niedergelegt wird oder der Agent verstirbt.
Im Todesfall wird die Entschädigung an die berechtigten Angehörigen ausgezahlt. Die Entschädigung muss nicht bei der CCSS gemeldet werden.

 

Praktische Vorgehensweise

Angabe des Arbeitslohns

Ein Arbeitgeber im öffentlichen Sektor (oder ein Bevollmächtigter von diesem) meldet die verschiedenen Elemente der Vergütung monatliche durch:

• das elektronische Verfahren über SECUline („DECSAL“)

oder

• die Lohnliste (Anweisungen), die dem Arbeitgeber oder seinem Bevollmächtigten (je nach Fall), monatlich zugeschickt wird.

Die vorgedruckte Lohnliste der Zentralstelle der Sozialversicherungen (Centre commun de la sécurité sociale - CCSS) zur Meldung der Löhne im Monat N wird Anfang des Monats N+1 versandt. Sie gibt die vom Arbeitgeber für den vorherigen Monat gemeldete Informationen für jeden Versicherten an.

Es ist für den Arbeitgeber verpflichtend, die Lohnlisten innerhalb von 10 Tagen an die CCSS zurückzusenden, die Richtigkeit der vorgedruckten Daten zu prüfen, und unter Umständen Korrekturen vorzunehmen.

Arbeitgeber, die das Online-Verfahren SECUline nutzen, werden durch eine SALMAN-Datei über einen fehlenden Lohn in Kenntnis gesetzt.

Bußgelder für verspätete Meldungen

Der Arbeitgeber riskiert für jeden nicht gemeldeten Lohn eine amtliche Geldstrafe, die vierteljährlich verhängt wird.