Engager du personnel

L'employeur qui embauche du personnel doit effectuer une déclaration d’entrée au Centre commun de la sécurité sociale (CCSS), dans un délai de 8 jours suivant l’engagement.

Une confirmation est envoyée automatiquement au salarié ainsi qu’à l’employeur après l’enregistrement de l’affiliation.

En principe, le salarié affilié à la sécurité sociale est couvert contre les risques suivants :

• maladie-maternité ;
• accident du travail ;
• dépendance ;
• pension.

Personnes concernées

• Tout employeur qui engage du personnel, à savoir :
  • des salariés ;
  • des apprentis ;
  • des élèves ou étudiants ;
  • des travailleurs occasionnels ;
  • des gens de mer occupés sur un navire battant pavillon luxembourgeois ;
  • des coopérants dans les pays en développement et ceux participant aux opérations pour le maintien de la paix ;
  • des travailleurs handicapés occupés dans des ateliers protégés ;
  • des personnes exerçant une activité culturelle ou sportive à titre accessoire ;
  • des jeunes volontaires.

• Est également concerné, sous certaines conditions, l’employeur qui engage :
  • des stagiaires, dont il faut distinguer entre :
    • les stages effectués dans le cadre des études ;
    • les stages autres que ceux du régime scolaire.

• Sous certaines conditions, les gérants salariés ou administrateurs.

Modalités pratiques

Déclaration d’entrée

L’employeur qui embauche une personne contre rémunération doit envoyer une déclaration d’entrée au CCSS, dans un délai de 8 jours suivant l’engagement. Pour ce faire, l’employeur peut :

• réaliser une déclaration d’entrée électronique via SECUline (procédure « DECAFF »)

ou

• remettre le formulaire de déclaration d’entrée pour salarié du secteur privé (Pdf, 152 Ko).

Dans le cadre de l’utilisation de la procédure « DECAFF », le matricule assuré doit être connu. Sinon, l’employeur doit obtenir au préalable un matricule via la procédure « DEMMAT ».

En cas d’utilisation du formulaire de déclaration d’entrée pour salarié du secteur privé, si au moment de l’affiliation le salarié ne dispose pas encore d’un numéro de matricule luxembourgeois, l’employeur doit :

• Pour les ressortissants UE, EEE et Suisse :

1. mentionner sur la déclaration d’entrée, la date de naissance du salarié (sous la forme : année, mois, jour) ;
2. joindre la copie en couleur de sa pièce d’identité (carte d’identité ou passeport).

• Pour les ressortissants hors UE, EEE et Suisse :

1. Les matricules des ressortissants des pays hors UE , EEE et Suisse sont créés par la Direction générale de l’Immigration afin de vérifier si la personne considérée doit disposer d’une autorisation de séjour en tant que résident ou d’une autorisation de travail en tant que frontalier au Luxembourg  La Direction générale de l’immigration communique à l’employeur le matricule créé si le ressortissant hors  UE, EEE et Suisse (ci-après : « le demandeur ») peut travailler au Luxembourg sans devoir demander au préalable une autorisation de travail ou de séjour ou si le demandeur doit d’abord introduire une demande d’autorisation de travail ou de séjour en bonne et due forme. La déclaration d’entrée peut être faite avec le matricule créé par la Direction générale de l’immigration pour le demandeur soit dès la création du matricule si aucune autorisation de travail ou de séjour n’est nécessaire, soit après obtention de l’autorisation de travail ou de séjour requise. Les informations sur la procédure de demande d’autorisation de séjour ou de travail sont disponibles sur le site suivant : https://guichet.public.lu/fr/citoyens/immigration.html
2. Après obtention du matricule créé et le cas échéant de l’autorisation de séjour ou de travail requise pour le demandeur, l'employeur remplit le fichier « DECAFF », qui contient les données relatives à l'engagement du salarié.

Une confirmation est envoyée automatiquement au salarié ainsi qu’à l’employeur après l’enregistrement de l’affiliation.

Déclaration de sortie

L’employeur doit déclarer toute cessation de la relation de travail, dans un délai de 8 jours suivant la fin du contrat. Pour ce faire, l’employeur peut :

• réaliser une déclaration de sortie en ligne via SECUline (procédure « DECAFF »)

ou

• remettre le formulaire de déclaration de sortie (Pdf, 133 Ko).

La date de sortie correspond au jour de la fin de la relation de travail ou au dernier jour du préavis légal.

Une confirmation de la désaffiliation est envoyée automatiquement au salarié ainsi qu’à l’employeur.

A noter qu’en cas de congé de maladie ou de maternité d’une personne occupée, aucune déclaration de sortie n’est à faire tant que la période d’absence est indemnisée par une caisse de maladie.

Amendes pour déclarations tardives

En cas d'introduction tardive d’une déclaration d’entrée ou de sortie, une amende d’ordre peut être prononcée.

Formulaires