Engager du personnel

L'employeur qui embauche du personnel doit effectuer une déclaration d’entrée au Centre commun de la sécurité sociale (CCSS), dans un délai de 8 jours suivant l’engagement.

Une confirmation est envoyée automatiquement à la personne engagée ainsi qu’à l’employeur après enregistrement de l’affiliation.

En principe, le salarié et tout fonctionnaire est couvert contre les risques en matière de sécurité sociale, à savoir :

  • le risque maladie-maternité ;
  • le risque accident du travail ;
  • le risque dépendance ;
  • le risque pension.

Personnes concernées

Tout employeur qui engage du personnel, à savoir :

  • des fonctionnaires de l’Etat, des communes et des syndicats intercommunaux ;
  • des employés ou agents de l’Etat, des communes, des syndicats intercommunaux, des établissements publics et des chemins de fer ;
  • des salariés engagés sous contrat à durée déterminée ou indéterminée ;
  • des volontaires de l’armée ;
  • des volontaires de police ;
  • des apprentis ;
  • des élèves ou étudiants ;
  • des travailleurs occasionnels ;
  • des travailleurs handicapés occupés dans des ateliers protégés.

Est également concerné, sous certaines conditions, l’employeur qui engage :

Modalités pratiques

Déclaration d’entrée

L’employeur qui embauche une personne contre rémunération doit envoyer une déclaration d’entrée au CCSS, dans un délai de 8 jours suivant l’engagement. Pour ce faire, l’employeur peut :

ou

Dans le cadre de l’utilisation de la procédure « DECAFF », le matricule assuré doit être connu. Sinon, l’employeur doit obtenir au préalable un matricule via la procédure « DEMMAT ».

En cas d’utilisation du formulaire de déclaration d’entrée pour salarié du secteur public, si au moment de l’affiliation le salarié ne dispose pas encore d’un numéro de matricule luxembourgeois, l’employeur doit :

  • mentionner sur la déclaration d’entrée, la date de naissance du salarié (sous la forme : année, mois, jour) ;
  • joindre la copie de sa pièce d’identité (carte d’identité ou passeport).

Une confirmation est envoyée automatiquement à la personne engagée ainsi qu’à l’employeur après l’enregistrement de l’affiliation.

 

En cas d’affiliation d’un fonctionnaire communal ou fonctionnaire de l’Etat :

L’employeur doit clairement renseigner sur la déclaration d’entrée si la personne concernée relève du régime de pension spécial (entrée en fonction à partir du 01.01.1999) ou du régime de pension spécial transitoire (entrée en fonction avant le 01.01.1999).

Cette distinction devient très importante dans le cadre de la déclaration des 13e mois (consulter les particularités du secteur public).

Les fonctionnaires et les agents des établissements publics assimilés aux fonctionnaires sont assurés obligatoirement contre les risques maladie-soins de santé et accident professionnel. La cotisation pour l’assurance dépendance est également due. Comme ils bénéficient de la continuation de la rémunération sans limitation dans le temps, ils ne cotisent pas pour le risque maladie-espèces et l’employeur du secteur public ne cotise pas à la Mutualité des employeurs pour ces personnes.

Ils bénéficient de régimes de pension spéciaux et ne cotisent pas dans le régime général (CNAP). Par conséquent, le Centre commun de la sécurité sociale ne perçoit pas les cotisations pour ce risque.

Les fonctionnaires sont assurés contre le risque accident dans le régime général de l’Assurance accident depuis 2011. Le CCSS en perçoit donc les cotisations correspondantes de façon analogue aux autres risques de la sécurité sociale.

 

En cas d’affiliation d’un employé communal ou de l’Etat recruté sous le statut d'employé privé :

L’employeur doit renseigner si la personne concernée bénéficie de la continuation de la rémunération en cas de maladie sans limitation dans le temps ou non, aux fins d’affiliation de l’employeur à la Mutualité des employeurs.

Déclaration de sortie

L’employeur doit déclarer toute cessation de la relation de travail, dans un délai de 8 jours suivant la fin du contrat. Pour ce faire, il peut :

ou

La date de sortie correspond au jour de la fin de la relation de travail ou au dernier jour du préavis légal. A noter qu’en cas de congé de maladie ou de maternité d’une personne occupée, aucune déclaration de sortie n’est à faire tant que la période d’absence est indemnisée par une caisse de maladie. Ceci vaut également pour les personnes bénéficiant de la continuation de la rémunération sans limitation dans le temps.

Une confirmation de la désaffiliation est envoyée automatiquement à la personne engagée ainsi qu’à l’employeur.

Amendes pour déclarations tardives

En cas d'introduction tardive d’une déclaration d’entrée ou de sortie, une amende d’ordre peut être prononcée.

Formulaires

Déclaration d'entrée pour salarié du secteur public

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