Die Mutualität der Arbeitgeber (Mutualité des employeurs - MDE) erstattet den vollen Betrag (100 % statt 80 %) für Zeiten der Arbeitsunfähigkeit, die einer von einer zuständigen Behörde angeordneten Quarantäne oder Isolation entsprechen. Diese Maßnahme wird seit März 2021 bei der Berechnung der Beiträge berücksichtigt und rückwirkend ab dem 1. Juli 2020 angewendet.
Aus technischen Gründen konnte der Betrag der zusätzlichen Erstattung von März 2021 bis September 2021 nicht in das monatliche Schreiben „Information über die Aufstellung der Erstattungen der Mutualität der Arbeitgeber (Mutualité des employeurs - MDE)“ aufgenommen werden. Dies verursachte (im Falle von COVID-19-bedingten Abwesenheiten) Abweichungen zwischen dem genannten Schreiben und dem monatlichen Kontoauszug.
Mit der Einführung der neuen IT-Plattform für die Beitragsberechnung im Oktober 2021 können die zusätzlichen COVID-19-Erstattungen künftig wie folgt in das Schreiben „Aufstellung der Erstattungen der Mutualität der Arbeitgeber (Mutualité des employeurs - MDE)“ aufgenommen werden:
- Oktober: Die Beiträge, die im Schreiben von März 2021 bis September 2021 fehlten, werden im Oktober-Schreiben hinzugefügt. Mit anderen Worten: Die Summe der Aufstellung der Erstattungen von Oktober wird (bei COVID-19-Fehlzeiten) höher sein als der Betrag auf dem Kontoauszug von Oktober. Es ist zu beachten, dass der Betrag auf dem Kontoauszug die tatsächliche Situation widerspiegelt.
- November: Ab November 2021 wird die Aufstellung der Erstattungen wieder mit dem monatlichen Kontoauszug übereinstimmen.
Beispiel 1: Rückerstattung + Neuberechnung (Standardfall)
Im Februar 2021 wurde der Bezugszeitraum 2020/12 (Monat 2) für den Versicherten Mustermann Max zum ersten Mal berechnet. Es gab eine 40-stündige ITT-Meldung vom Typ MAL (Krankheit), für die der Arbeitgeber eine 80%ige Erstattung erhielt, also 1.118,27 EUR. Dieser Betrag war im Schreiben „Aufstellung der Erstattungen der Mutualität der Arbeitgeber (Mutualité des employeurs - MDE)“ für den Zeitraum 2020/12 vom 06.02.2021 angegeben.
Nach den von der CNS bereitgestellten ITT-Daten setzten sich die 40 Stunden vom Typ Krankheit jedoch wie folgt zusammen:
- Stunden „normale“ Krankheit: 24
- Stunden COVID: 16
Daher wurde später (im März 2021) eine zusätzliche Erstattung von 20 %, d. h. 111,83 EUR, für die 16 Stunden vom Typ COVID berechnet. Obwohl diese zusätzliche Erstattung auf dem Kontoauszug von März 2021 gutgeschrieben wurde, erschien sie aus technischen Gründen nicht in der dazugehörigen Aufstellung der Erstattungen. Stattdessen wurde ein separates Schreiben (vom 11.03.2021) an den Arbeitgeber gesendet, das über die im März berechneten zusätzlichen COVID-Erstattungen Auskunft gab.
Mit der Einführung der neuen IT-Plattform im Oktober 2021 sind die Beträge, die im Schreiben von März 2021 bis September 2021 fehlten, in der Aufstellung der Erstattungen für den Zeitraum 2021/08 mit Datum 08.10.2021 angegeben. Im vorliegenden Beispiel handelt es sich um eine Erstattung von 111,83 EUR, die im März berechnet wurde.
In den meisten Fällen zeigt sich dies durch eine Rückerstattung des ursprünglich zu 80 % erstatteten Betrags (Zeile mit dem Wert „E“ in der Spalte „E/R“) und durch die Neuberechnung, die sich auf den Gesamtbetrag beläuft, den der Arbeitgeber in der betreffenden Erklärung erhalten hat (Zeile mit dem Wert „R“ in der Spalte „E/R“). Es erfolgt also eine Rückerstattung in Höhe von 1.118,27 EUR und eine Neuberechnung in Höhe von 1.118,27 + 111,83 = 1.230,10 EUR.
Auch wenn diese Aufstellung der Erstattungen auf den ersten Blick den Eindruck erweckt, dass der Arbeitgeber im Oktober in den Genuss einer Neuberechnung zu seinen Gunsten gekommen ist, ist dies nicht der Fall. Im Kontoauszug für Oktober ist die Neuberechnung nicht angegeben, da die zusätzliche Erstattung von 111,83 bereits im März 2021 gutgeschrieben wurde.
Beispiel 2: Rückerstattung und Neuberechnung mit Rundungsdifferenz
Im September 2021 wurde der Bezugszeitraum 2021/07 (Monat 2) für die Versicherte Untel Pierette zum ersten Mal berechnet. Es erfolgte also eine ITT-Meldung vom Typ MAL (Krankheit) über 16 Stunden, für die der Arbeitgeber eine 80%ige Erstattung erhielt, d. h. 224,92 EUR. Dieser Betrag war im Schreiben „Aufstellung der Erstattungen der Mutualität der Arbeitgeber (Mutualité des employeurs - MDE)“ für den Zeitraum 2021/07 vom 11.09.2021 angegeben.
Nach den von der CNS bereitgestellten ITT-Daten setzten sich die 16 Stunden vom Typ Krankheit jedoch wie folgt zusammen:
- Stunden „normale“ Krankheit: 0
- Stunden COVID: 16
Daher wurde im September 2021 eine zusätzliche Erstattung von 20 %, d. h. 56,23 EUR, für die 16 Stunden vom Typ COVID berechnet. Obwohl diese zusätzliche Erstattung auf dem Kontoauszug von September 2021 gutgeschrieben wurde, erschien sie aus technischen Gründen nicht in der dazugehörigen Aufstellung der Erstattungen. Stattdessen wurde ein separates Schreiben (vom 15.09.2021) an den Arbeitgeber gesendet, das über die im September berechneten zusätzlichen COVID-Erstattungen Auskunft gab.
Mit der Einführung der neuen IT-Plattform im Oktober 2021 sind die Beträge, die im Schreiben von März 2021 bis September 2021 fehlten, in der Aufstellung der Erstattungen für den Zeitraum 2021/08 mit Datum 08.10.2021 angegeben. Im vorliegenden Beispiel handelt es sich um eine Erstattung von 56,23 EUR, die im September berechnet wurde.
In den meisten Fällen zeigt sich dies durch eine Rückerstattung des ursprünglich zu 80 % erstatteten Betrags (Zeile mit dem Wert „E“ in der Spalte „E/R“) und durch die Neuberechnung, die sich auf den Gesamtbetrag beläuft, den der Arbeitgeber in der betreffenden Erklärung erhalten hat (Zeile mit dem Wert „R“ in der Spalte „E/R“).
Daher würde man eine Rückerstattung von 224,92 EUR und eine Neuberechnung von 224,92 + 56,23 = 281,15 EUR erwarten. Während die Aufstellung der Erstattungen von Oktober tatsächlich eine Rückerstattung von 224,92 EUR für die Versicherte Untel Pierette ausweist, weicht die entsprechende Neuberechnung um einen Cent vom erwarteten Betrag ab (218,16 EUR statt 281,15 EUR). Die Ursache dafür ist, dass die Genauigkeit des Berechnungsalgorithmus im Hinblick auf das Runden von Beträgen verbessert wurde.
Wenn diese Aufstellung der Erstattungen auf den ersten Blick den Eindruck erweckt, dass der Arbeitgeber eine Berichtigung zu seinen Gunsten in Höhe von 281,16 - 224,92 = 56,24 EUR erhalten hat, ist dies nicht der Fall. In Wirklichkeit beläuft sich der Betrag der Berichtigung nur auf 0,01 EUR, da die zusätzliche Erstattung in Höhe von 56,23 EUR bereits im September 2021 gutgeschrieben wurde.
Es besteht also eine Abweichung von 56,23 EUR (und nicht von 56,24 EUR) zwischen der Aufstellung der Erstattungen und dem Kontoauszug von Oktober.
Beispiel 3: Neuberechnung ohne Rückerstattung
Im Juli 2021 wurde der Bezugszeitraum 2021/05 (Monat 2) für den Versicherten Doe John zum ersten Mal berechnet. Es gab zu diesem Zeitpunkt keine ITT-Meldung für die fragliche Lohnmeldung und der Arbeitgeber konnte daher keine Erstattung für die Abwesenheit des Versicherten erhalten.
Daher wurde der Versicherte auch nicht im Schreiben „Aufstellung der Erstattungen der Mutualität der Arbeitgeber (Mutualité des employeurs - MDE)“ für den Zeitraum 2021/05 vom 10.07.2021 angegeben.
Die fehlende ITT von 33 Stunden Krankheit wurde später gemeldet, nämlich zwischen der Beitragsberechnung für September und der für Oktober. Der Bezugszeitraum 2021/05 für den Versicherten Doe John wurde daher durch die Berechnung im Oktober neu berechnet, aber (im Gegensatz zu den Beispielen 1 und 2 oben) wurde diese Neuberechnung durch die ITT-Meldung eingeleitet, und nicht durch die Tatsache, dass alle COVID-Erstattungen automatisch im Oktober neu berechnet wurden.
Nach den von der CNS bereitgestellten ITT-Daten setzten sich die 33 Stunden vom Typ Krankheit wie folgt zusammen:
- Stunden „normale“ Krankheit: 0
- Stunden COVID: 33
Nach der Neuberechnung im Oktober erhält der Arbeitgeber daher eine Erstattung von 100 %, d. h. 534,96 EUR, für die betreffende Meldung. Der Versicherte ist daher in der Aufstellung der Erstattungen für den Zeitraum 2021/08 vom 08.10.2021 angegeben.
Da es sich um eine Neuberechnung handelt, ist die betreffende Zeile in der Spalte „E/R“ mit dem Wert „R“ gekennzeichnet. Es gibt jedoch keine entsprechende Zeile „Extourne“ (Rückerstattung), da es in der ersten Berechnung der Meldung keine Krankheitserstattung gab.
Die Erstattung von 534,96 EUR ist auch im Kontoauszug für Oktober angegeben, da sie erst jetzt gutgeschrieben wurde.
Beispiel 4: Keine Rückerstattung, keine Neuberechnung
Im Oktober 2021 wurde der Bezugszeitraum 2021/08 (Monat 2) für den Versicherten Pérez Juan zum ersten Mal berechnet. Da es sich um eine Erstberechnung handelt, ist es völlig normal, dass diese Erklärung weder mit „R“ noch mit „E“ in der Spalte „E/R“ in der Aufstellung der Erstattungen für Oktober gekennzeichnet ist.
Nach den von der CNS bereitgestellten ITT-Daten setzten sich die 16 Stunden vom Typ Krankheit wie folgt zusammen:
- Stunden „normale“ Krankheit: 16
- Stunden COVID: 0
Somit erhält der Arbeitgeber für diesen Versicherten eine Erstattung von 80 %, d. h. 277,96 EUR.
Die Erstattung von 277,96 EUR ist auch im Kontoauszug für Oktober angegeben, da sie erst jetzt gutgeschrieben wurde.