Lohn übermitteln

Der Arbeitgeber muss der Zentralstelle der Sozialversicherungen (Centre commun de la sécurité sociale - CCSS) jeden Monat die den Arbeitnehmern gezahlten Bruttovergütungen sowie die genaue Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden des vorherigen Monats melden.

Auf der Grundlage dieser Meldungen berechnet die CCSS die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge für jeden Arbeitnehmer und stellt dem Arbeitgeber in einem monatlichen Kontoauszug (die „Rechnung“ der CCSS) den Gesamtbetrag der Sozialversicherungsbeiträge in Rechnung, der für alle seine Arbeitnehmer zu zahlen ist. Dieser Betrag enthält die Sozialversicherungsbeiträge zu Lasten des Arbeitnehmers sowie des Arbeitgebers.

Der Arbeitgeber zieht die vom Arbeitnehmer geschuldeten Sozialversicherungsbeiträge direkt vom Lohn ab; er ist für die Begleichung der monatlichen Rechnung zuständig, die ihm von der CCSS zugestellt wird.

Anzugebene Elemente

Der zu meldende Monatslohn setzt sich aus folgenden Elementen zusammen:

• dem Grundgehalt;
• den monatlich in bar zu zahlenden Zusatz- und Nebenleistungen;
• der Vergütung für Überstunden, mit Ausnahme der Zuschläge auf diese Stunden;
• den Sondervergütungen, Gewinnbeteiligungen, Geld- und Sachleistungen;
• der wetterbedingten/konjunkturellen Arbeitslosigkeit;
  
• der Kurzarbeit.

 

 

 

Erklärungen zu den einzelnen Elementen  

Das Grundgehalt ist fest und muss laut dem Arbeitsrecht als solches im Arbeitsvertrag festgelegt werden. Es umfasst:

• Zuschläge, deren Betrag jeden Monat gleich bleibt (z. B. Familienzulagen, Ausbildungsprämien für Arbeitnehmer, die an bestimmten beruflichen Ausbildungskursen teilgenommen haben, Verantwortungsprämien usw.);
• gesetzliche Erhöhungen gemäß den Vorgaben der öffentlichen Ordnung in Bezug auf den sozialen Mindestlohn und die automatische Anpassung der Vergütung an die Entwicklung der Lebenshaltungskosten;
• regelmäßige Aufschläge, die laut Arbeits- oder Tarifvertrag vorgesehen sind.

Die Zusatz- und Nebenleistungen sind Bestandteile der Barvergütung, die monatlich gezahlt werden, deren Höhe jedoch von Monat zu Monat variieren (z. B. Leistungsprämien, Provisionen, Zielprämien, usw.) kann. Sie dürfen nicht mit gelegentlichen Lohnbestandteilen wie Sondervergütungen verwechselt werden.

Die Vergütung der Überstunden ohne Zuschläge (100 %) sowie die entsprechenden Stunden müssen separat angegeben werden. Zuschläge auf Überstunden (40 %) sind nicht anzugeben.

Überstunden, die nicht vergütet, sondern durch bezahlten Urlaub ausgeglichen oder auf einem Zeitkonto verbucht werden sind nicht in dieser Rubrik anzugeben, sondern bei ihrer Abwicklung in der jeweiligen Form (z. B. als Grundvergütung bei Ausgleich in Form eines längeren Erholungsurlaubs).

Sondervergütungen, Gewinnbeteiligungen und Bar- und Sachleistungen stellen Barvergütungen dar, die nicht monatlich zu zahlen sind, so wie alle Sachvergütungen.   

Wetterbedingte und konjunkturelle Arbeitslosigkeit sowie die damit verbundenen Stunden müssen ebenfalls angegeben werden.

Dies gilt auch für Kurzarbeit, die ebenfalls in der Rubrik für „Wetterbedingte/konjunkturelle Arbeitslosigkeit“ anzugeben ist. Die entsprechenden Stunden sind in der Rubrik „Arbeitslose Stunden“ anzugeben. Diese Meldung ist erforderlich, damit die Arbeitsagentur (Agence pour le développement de l’emploi - ADEM) die Abrechnung der Kurzarbeit vornehmen kann.

 

 

Zusätzliche Informationen

Vor dem Jahr 2020 mussten Arbeitgeber die Anzahl der Arbeitsstunden melden, die tatsächlich dem Grundgehalt entsprachen (anstatt des monatlichen Durchschnitts von 173 Stunden des Amts). Dies bezog sich lediglich auf die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden des Arbeitnehmers, ohne Überstunden, Fehlzeiten aufgrund von Arbeitsunfähigkeit zu Lasten der Nationalen Gesundheitskasse und gesetzliche und übliche Feiertage, an denen der Arbeitnehmer nicht gearbeitet hat oder hätte.

Seit dem 1. Januar 2020, muss der Arbeitgeber die exakte Anzahl der Arbeitsstunden melden, die tatsächlich dem Grundgehalt entsprechen (anstatt des monatlichen Durchschnitts von 173 Stunden des Amts). Damit sind die bezahlten Arbeitsstunden gemeint, die dem Grundgehalt, dem gesetzlichen Urlaub, den Abwesenheiten aufgrund von Arbeitsunfähigkeit zu Lasten des Arbeitgebers und den gesetzlichen Feiertagen entsprechen, ohne Überstunden. Die kaufmännische Rundungsregel führt durch ihre Anwendung auf die Arbeitsstunden dazu, dass die Arbeitsstunden aufgerundet werden, wenn die Anzahl der Minuten 30 erreicht oder überschreitet, und abgerundet werden, wenn die Anzahl der Minuten 30 unterschreitet.

Hier finden Sie ein Beispiel zur Berechnung der Arbeitsstunden.

Überstunden sowie Stunden der konjunkturellen und wetterbedingten Arbeitslosigkeit und Stunden der Kurzarbeit sind in gesonderten Rubriken anzugeben.

Als zu meldende Arbeitsstunden gelten auch die Stunden, die einer Arbeitsunfähigkeit zu Lasten des Arbeitgebers entsprechen, sowie die Stunden, die einem gesetzlichen Urlaub entsprechen. Sollte dem Arbeitnehmer aus therapeutischen Gründen eine schrittweise Wiederaufnahme der Arbeit gewährt werden (was sehr selten der Fall ist, da die Wiederaufnahme aus therapeutischen Gründen für gewöhnlich zu Lasten der CNS geht), sind die entsprechenden Arbeitsstunden und Stunden der Arbeitsunfähigkeit zu melden.

Nicht aufzunehmen sind hierbei jedoch die Stunden der Abwesenheit aufgrund von Arbeitsunfähigkeit zu Lasten der Nationalen Gesundheitskasse.

Die zu meldenden Arbeitsstunden entsprechen der internen Arbeitszeit des Unternehmens.

Als Beispiel: Für einen Arbeitnehmer, der von Monat bis Freitag 40 Stunden pro Woche arbeitet, sind die in den folgenden Tabellen aufgeführten Stunden zu melden:

 

 

Beitragspflichtigkeit von Abfindungen, die nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu zahlen sind  

Gesetzliche Kündigungsentschädigung

Gesetzliche Abfindungen, die der Arbeitgeber im Rahmen einer Kündigungsfrist zu zahlen hat, sind beitragspflichig und werden für den Monatsbetrag, den sie darstellen, angerechnet. Jeder Monat der Kündigungsfrist zählt für die Meldung als ein Monat. Andere Abfindungen sind hingegen nicht beitragspflichtig und verlängern die Mitgliedschaft nicht.

Vergütung für nicht in Anspruch genommenen Urlaub und Sondervergütungen

Nicht regelmäßige Entgelte wie Vergütungen für nicht in Anspruch genommenen Urlaub und Sondervergütungen, die nach Beginn des Rentenanspruchs gezahlt werden und sich auf die vor diesem Anspruch ausgeübte Tätigkeit beziehen, sind nicht beitragspflichtig und somit nicht der CCSS zu melden.  

Zu vergütendes Quartal für Hinterbliebene eines Arbeitnehmers, der während der Erwerbstätigkeit gestorben ist

Die Mitgliedschaft endet mit dem Tod des Arbeitnehmers, doch seine Hinterbliebenen (Ehepartner, Lebenspartner, Kinder, und Verwandte) sind unter bestimmten Bedingungen zum Erhalt von Lohnfortzahlungen bis zum Ende des Sterbemonats und einer Abfindung von drei Monatslöhnen berechtigt. Diese Abfindungen müssen nicht der CCSS gemeldet werden.

Praktische Vorgehensweise

Meldung der Löhne und Gehälter

Ein Arbeitgeber (oder sein Bevollmächtigter) meldet die verschiedenen Lohnbestandteile monatlich durch:

• das elektronische Verfahren über SECUline („DECSAL“)

oder

• die Lohnliste (Anweisungen), die dem Arbeitgeber (oder seinem Bevollmächtigten), monatlich zugeschickt wird.

Die vorgedruckte Lohnliste der Zentralstelle der Sozialversicherungen (Centre commun de la sécurité sociale - CCSS) zur Meldung der Löhne im Monat N wird Anfang des Monats N+1 versandt. Sie gibt für jeden Versicherten die vom Arbeitgeber für den Vormonat gemeldeten Informationen wieder.  

Es ist für den Arbeitgeber verpflichtend, die Lohnlisten innerhalb von 10 Tagen an die CCSS zurückzusenden, die Richtigkeit der vorgedruckten Daten zu prüfen, und unter Umständen Korrekturen vorzunehmen.

Arbeitgeber, die das elektronische Verfahren SECUline nutzen, werden durch eine SALMAN-Datei über einen fehlenden Lohn in Kenntnis gesetzt.

Bußgelder für verspätete Meldungen

Für jeden nicht gemeldeten Lohn risikiert der Arbeitgeber eine Ordnungsstrafe, die vierteljährlich ausgesprochen wird.